ניהול העסק עם Excel, זה קל! זול! אבל לא חוקי!!!

Excel הוא כלי פשוט, נוח וזול לניהול שוטף של כסף. אבל כשמדובר על  הנהלת חשבונות, יש בעיה אחת משמעותית...: אקסל אינו עונה על הדרישות  של רשות המיסים.

הנה מספר דוגמאות:
•    רשות המיסים דורשת שהעסק ינוהל בעזרת ספר תקבולים ותשלומים. זהו ספר (או תוכנה) שאינם מאפשרים שינוי של הנתונים.  כיוון ש Excel מאפשר לשנות את הנתונים, הוא אינו חוקי.

•    רשות המיסים דורשת ניהול של ספר קופה. זהו ספר שמתעד כניסה ויציאה של כסף בעסק. גם בספר הקופה לא ניתן לשנות את הנתונים. שוב, ב Excel אפשר לשנות את הנתונים ולכן שימוש ב Excel אינו מתקבל על ידי רשות המיסים.
הערה: ברור שאפשר למחוק משהו בספרים הנ"ל. אבל במקרה זה המחיקה נעשית ע"י קו אחד שמאפשר לראות מה היה כתוב לפני המחיקה. ב Excel ניתן למחוק נתונים לגמרי מבלי יכולת לעקוב אחריהם (גם אם לא עושים זאת, עצם העובדה שאפשר למחוק!).

•    רשות המיסים דורשת לנהל רשימה של  השיקים הדחויים. זהו  תיעוד של כל השיקים שהתקבלו בעסק, נרשמו בקבלות, אבל עדיין לא הגיע פרעונם. את רשימה הזו מותר לנהל ב Excel (כיוון שכל הזמן נכנסנים ויוצאים שיקים מהרשימה הזו) רק חשוב לזכור לעשות זאת. אם אתם משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות – חשוב לודא שהיא מנהלת רשימה כזו.

•    שרשור של מסמכים. דרישה נוספת של רשות המיסים היא לשרשר את המסמכים שהפקתם. כלומר: צריך להיות קשר בין חשבונית עסקה שהפקתם לחשבונית המס שהפקתם ממנה. דוגמה נוספת: מהזמנת עבודה לתעודת משלוח וממנה לחשבונית הקבלה. בכל אחד מהמסמכים האלו צריך לרשום את המסמכים שממנו הוא הופק. השירשור מאפשר לרשות המיסים להגביר את שליטה על העסק שלנו...– במקרה הזה Excel לא יכול לעזור.

אז למה בכל זאת אפשר להעזר באקסל?
חלק מהתוכנות מאפשרות לייצא את הנתונים ל Excel. אפשר להשתמש בנתונים לניתוחים ספציפיים של העסק שלכם.
כמו כן Excel יכול לעזור לניהול תזרים המזומנים.

אני בטוחה שלחברות שמארגנות משלחות לטיפוס הרים על הקילומנג'רו ושייט במימיו הסוערים של האמזונס יש סיפורי לקוחות מרתקים. אבל מתברר שגם לנו, כולה תוכנה להנהלת חשבונות, יש מידי פעם איזה סיפור מעניין שבו המציאות עולה על הדמיון.

בדרך כלל חיינו העסקיים נעים על מי מנוחות: בעלי עסקים שמתעניינים בתוכנת כספית, לקוחות שרוצים לשאול "שאלה קטנה" ולקוחות חדשים שמעדיפים לרכוש רשיון בטלפון על פני רכישה באתר. סטנדרטי. אפילו לא עובדים אצלינו שעות נוספות...

לפני כמה שבועות קיבלתי הודעה משרות הלקוחות שלנו שלקוחה מבקשת לדבר עם הבעלים. התקשרתי אליה. היא הודתה בנימוס שחזרתי אליה ומיד שאלה: "אתם יהודים?"

אני חייבת להודות שב-46 השנים האחרונות לא נשאלתי את השאלה הזו בארץ הקודש (בחו"ל דוקא כן!). עניתי לה ללא היסוס ש"כן" וניסיתי להבין מה מטרת השאלה. בעוד אני מהרהרת בשורשי היהודיים בפולין, בגרמניה ואפילו בחבש הגיעה השאלה השניה: "אז למה יש לכם צלב בתוכנה?"

את זה כבר לא הבנתי וביקשתי הסבר קצר. ההסבר לא איחר להגיע – כלומר אותה שאלה רק מזוית אחרת: "אני אישה חרדית שמשתמשת בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם. אני מאד מרוצה ממנה – כספית חוסכת לי זמן וכסף. אבל אני לא יכולה להמליץ עליה לחברים חרדים שלי כי יש בה צלב!".

עוד כמה שאלות והבנתי בדיוק למה היא מתכוונת: האייקון שלנו הוא בצורה של הסימן פלוס "+" והסימן הזה אכן מזכיר את הצלב (למרות שאינם זהים, כיוון שהקו האנכי בצלב ארוך יותר מהקו של הסימן פלוס).

הסברתי לה את ההבדלים בין שני הסימנים, אבל היתה לי תחושה שלא ממש שכנעתי אותה והיא חשבה ש"מורחים אותה". כמוצא של פשרה, הצעתי לה לשנות את האייקון מאייקון שהושקע בעיצוב שלו, לאייקון סטנדרטי של מייקרוסופט. זה כבר נראה פתרון הוגן והגברת היתה מרוצה מהפתרון!

אז מי אמר שהנהלת חשבונות זה משעמם???

שינוי אחוז המע"מ יולי 2009

ושוב משנים באוצר את אחוז המע"מ.

למי שמעניין אותו הנה היסטוריה קצרה של אחוז המע"מ:

תאריך	אחוז המע"מ
1/7/2002	18
1/3/2004	17
1/9/2005	16.5
1/7/2006	15.5
1/7/2009	16.5

אפשר לקבל מידע נוסף על שינוי המע"מ וההפעלה של כספית בפורום התמיכה של כספית.

רשות המיסים פרסמה מספר הנחיות שרלוונטית למשתמשים של כספית:

פורסם חוזר מע"מ מס' 2/2009 בנושא עדכון סכום החזרי מע"מ לפי תקנה 23(ג)

עודכנו סכומים ושיעורים במע"מ

עודכן נוהל מע"מ מס' 15 בנושא החזר מס תשומות

הנהלת חשבונות, תחבורה והוצאות רכב

לרובינו מכונית שניה שעומדת בגאווה ליד הבית היא חלק מהחיים, וקשה לחשוב על החיים בלעדיה. אבל אם מסתכלים עליה מנקודת מבט של ניהול חשבונות העסק שלנו – הדברים לא כל כך ברורים!
ההוצאות על המכונית שמשמשת גם את העסק וגם לצרכים פרטיים מוכרות רק בחלקן. מע"מ מכיר רק ב-2/3 מההוצאה ומס הכנסה משנה את החוקים מידי פעם בפעם. בכל מקרה גם מס הכנסה לא מכיר בחלק ניכר מהוצאות הרכב הפרטי (ולא יעזור להסביר שרוב הנסיעות הארוכות הן לצרכי העסק והנסיעות לסופר הן קצרות יותר...).
מצד שני, נסיעה בתחבורה הציבורית: מוניות, אוטובוסים ורכבת מוכרים מהשקל הראשון!
אם לוקחים בחשבון את ההוצאה הכוללת של מכונית: ההשקעה הראשונית, ביטוחים, תיקונים וכמובן דלק וחניה יוצא שההוצאה על מכונית שנוסעת מעט היא לפחות 2000-3000 שח בחודש (תלוי בסוג הרכב ובשנת הייצור).
ומה עם הזמן שצריך להשקיע בלקחת את המכונית למוסך ולמכון הרישוי?
יוצא שאם יש זוג עצמאים מצליחים להסתדר (בחיים בכלל ו-) עם מכונית אחת, ואת כל שאר הנסיעות הם עושים בעזרת תחבורה ציבורית החיסכון הוא אדיר:

• המכונית היחידה תנוצל יותר ולכן חלק גדול יותר מההוצאות שלה יוכר.

• חוסכים את ההשקעה הראשונית במכונית שניה (שממילא היתה מנוצלת פחות).

• מנסים (וזה החלק הקשה) לא לעשות חשבון על מוניות!

• כל ההוצאות על התחבורה הציבורית מוכרות לצרכי העסק.

למי שגר בעיר, שבה המרחקים קצרים והתחבורה הציבורית טובה (והחניה יקרה) החיסכון הוא משמעותי ביותר. אבל גם לזוג כמונו שגרים מחוץ לעיר, לא מגיע לתחבורה ציבורית בעלות של 1500 שח לחודש ולכן גם אנחנו חוסכים ובגדול!

נשארה רק נקודה אחת קטנה:

חשבתם שאפשר להגיש את כרטיסי הנסיעה ברכבת ובאוטובוסים כהוצאה? אז זהו שלא! אלו כרטיסים בלבד ולא רשום עליהם "חשבונית מס/קבלה" ולכן הם אינם כאלו!
כדי לקבל חשבוניות מס מרכבת ישראל, מאגד או מדן, צריך לשלוח אליהם את הכרטיסים והם ישלחו לכם בדואר את החשבונית המיוחלת.

כדאי לשים שקית קטנה בתיק ולאסוף לתוכה את הכרטיסים. פעם בחודש שולחים את כל התכולה (רצוי עם סיכום של הכרטיסים – כדי להקל על הפקידים שם...) ומבקשים חשבונית/קבלה.

הנה הכתובות שאליהן שולחים את הכרטיסים:

דן:

03-6933333 שלוחה 7 – הנהלת חשבונות דן

בניני הדר דפנה- לידי הנהלת חשבונות לידי ריקי

שאול המלך 39/41 ת"ד 33038 תל אביב 64928

אגד:

מחלקת לקוחות אגד - לידי בועז ת.ד 43קרית שדה התעופה נתב"ג70150

רכבת :

רכבת ישראל – לידי גב' לאה שלפמן אגף הכספים רח' חטיבת גולני 1ת.ד. 1481חיפה 31014

הרומן שלי עם כספית

אסנת ודרור יקרים,
תרשו לי להדחף לכם לבלוג ולספר איך אני מנהלת את החשבונות בעסק שלי.
כשהקמתי את העסק (קידום אתרים באינטרנט), היה לי בטחון רב בתחום המקצועי, אבל חששות גדולים לגבי כל הבירוקרטיה הקשורה בניהול העסק. המחשבה על ההתנהלות הנדרשת מול רשויות המס, גרמה לי למחנק. אני שונאת את ההתעסקויות האלה, שונאת לנהל כספים, וכל חוק או תקנה שקשורים להנהלת חשבונות, נכנסים לי מאוזן אחת ויוצאים מהשניה.
בשלב הראשון, שכרתי שירותים של רואה חשבון. קיבלתי ממנו הנחיות לגבי פתיחת תיקים ברשויות המס, רכישת פנקסי חשבוניות וקבלות, אופן המילוי שלהם, חישוב המע"מ, הגשת החשבוניות אליו אחת לחודש וכו'. ואז התחלתי: עשיתי את כל הטעויות האפשריות! כל חודש הייתי מקבלת שיחת טלפון חמוצה מרואה החשבון. פעם שכחתי להחשיב את המע"מ, פעם דילגתי על חשבונית, פעם שכחתי למלא שדה שחייבים ופעם דיווחתי על עסקאות באיחור של חודש.
תהיתי אם אין דרך פשוטה יותר, ולמה כל כך קשה לי. יכול להיות שאני סתומה מידי בשביל לנהל עסק?
שמעתי על תוכנות ניהול חשבונות, אבל למרות שאני אשת מחשבים, אני שונאת להתעסק עם תוכנות חדשות. לכי תתקיני, תאתחלי נתונים, תשלטי בכל האופציות, תתברברי בתפריטים, יתקע לך, יפול לך. לא בשבילי לעבוד בשביל תוכנה.
ואז הכרתי את אסנת... שסיפרה לי על תוכנת כספית. לקחו לי כמה חודשים לאזור אומץ ולהתקין אותה לניסוי. ההתקנה לקחה דקה אחת, את ההגדרות הראשוניות עשתה עבורי הבחורה הנחמדה משירות הלקוחות של כספית. היא גם הסבירה לי איך להשתמש בכספית. אבל כמעט ולא היה צורך בהסברים. כספית היא כל כך פשוטה, ברורה וידידותית למשתמש. השימוש בה עוזר לאנשים כמוני לא לעשות טעויות. הוא פשוט לא מאפשר לך לטעות. במקום שתרעד לי העט על פנקס החשבוניות (שנראה לי עכשיו כל כך מיושן ופרימיטיבי), אני מקישה לי באלגנטיות את הסכומים בתוכנה. כספית משלימה עבורי את כל הפרטים, מנהלת עבורי את כל המסמכים, מייצרת עבורי את דוחות המע"מ והמקדמות למס הכנסה, מנהלת לי מאגר תנועות שעושה לי סדר בעבודה. ו.. יש עוד המון תכונות שאני מודה שאני לא משתמשת בהן. אני לא ממש פריקית של מאזנים ודוחות. אני עושה את מה שחייבים. וזה כל כך קל ומהיר. הודעתי לרואה החשבון שלי, שמעכשיו הוא יוכל לנזוף בי רק פעם בשנה, לקראת הדוח השנתי. ואתם יודעים מה, נדמה לי שאני לא אקבל נזיפות. נדמה לי שעשיתי את זה כמו שצריך.