חתימה דיגיטלית

בתקופה האחרונה אני שומע מהרבה לקוחות בקשה לאפשר להם לשלוח חשבוניות במייל.

הנושא סבוך ורציתי לומר מספר מילים בעניין:

כאשר אנחנו אומרים "לשלוח חשבונית במייל" צריך להגדיר האם אנחנו מתכוונים לחשבונית מקור או לחשבונית העתק.

הפשוט יותר הוא חשבונית העתק.

בדרך כלל מדברים עם הלקוח והוא מסכים לקבל את ההעתק ולשלם אותו.

אנחנו משתמשים בכספית בכדי לשלוח את ההעתק של החשבונית במייל ובמקביל מדפיסים את המקור לנייר ושולחים אותו בדואר:

1. מפיקים את החשבונית בכספית ומדפיסים אותה.

2. אחרי שהחשבונית הודפסה נכנסים שנית לחשבונית ולוחצים על הכפתור שלח במייל".

כספית תיצור העתק של החשבונית ותפתח לנו את OUTLOOK.

המקרה המסובך יותר הוא המשלוח של המקור במייל.

היתרונות הם החסכון בזמן של ההדפסה, הכנת המעטפה, כתיבת הכתובת, למצוא תיבת דואר והזמן שלוקח לחשבונית להגיע ללקוח.

מצד שני, אי אפשר לשלוח סתם ככה את המקור במייל. החוק מחייב אותנו לחתום את החשבונית בחתימה דיגיטלית.

הוא מחייב עוד מספר דברים:

1. הלקוח צריך להסכים לקבל חשבונית ממוחשבת. אני רוצה להדגיש: אי אפשר להכריח את הלקוח לקבל חתימה דיגיטלית. גם אי אפשר לשלוח אליו את החשבונית בלי שהוא הסכים בכתב.

2. צריך להודיע לפקיד השומה.

3. צריך לכתוב על החשבונית מסמך ממוחשב.

4. צריך לשמור את החשבונית בתור קובץ על המחשב כחלק מהנהלת החשבונות שלנו. הדפסה לנייר והתיוק של הנייר לא מספקות.

איך חותמים בחתימה דיגיטלית?

לאחרונה הוספנו לכספית מודול חתימה דיגיטלית שמאפשר לנו לחתום את החשבונית עם חתימה דיגיטלית.

בעזרת המודול אפשר ליצור חשבונית מקור ולחתום אותה עם החתימה הדיגיטלית שלנו.

הנה דוגמה:

שמעתי מחבר על פיתרון הרבה יותר קל ...
הוא מדפיס את החשבונית למדפסת PDF ושולח את ה-PDF של המקור ללקוח. מדפסת PDF היא בחינם ואין שום עלויות. למה לשלם עבור החתימה הדיגיטלית?
ובכן, מה שהחבר שלך עושה הוא לא 100% חוקי:
מכיוון שהוא לא חתם את ה-PDF עם חתימה דיגיטלית הוא לא יכול לשמש מקור.
לכן הוא צריך גם להדפיס את המקור ולשלוח אותו בדואר רגיל.
ואם הוא עושה את זה, אז זה בדיוק זהה למה שהצעתי באופציה א' לעיל: משלוח העתק במייל.

נקודה חשובה:
שם לב, שהחבר שלך שלח ללקוח שני "מקורות". זה לא חוקי שלחשבונית אחת יהיו שני "מקורות".


מה העלויות?

עלות המודול: 580 ש"ח + מע"מ. הוא כולל מדפסת מיוחדת שמחתימה דיגיטלית ו certificate (שהוא הוא החתימה הדיגיטלית שלנו).

האם זה כדאי? האם זה כדאי כלכלית?

אם חשוב לך להראות מתקדם מבחינה טכנולוגית, או שכל התהליך של הדפסה לנייר ומשלוח בדואר ממיק לך, זה הפיתרון.

מבחינה כלכלית ...
אנחנו מחשבים עלות של כ-3 ש"ח למשלוח חשבונית בדואר (העלות של הניר, ההדפסה, המעטפה, הבול, הזמן).
לפי זה כיסינו את העלות אחרי כ-193 חשבוניות. בעסק, בדרך כלל מצפים להחזר השקעה של שנה עד שנה וחצי. כלומר, הפיתרון כדאי אם אתה שולח כ-130 חשבונית בשנה או יותר.

אני רוצה! מה עכשיו?

פנו אלינו לקבל פרטים: support@caspit.biz



דרור

קישורים חיצוניים: שף פרטי