28 במרץ 2011

העצמאי הקטן מול רשויות המס

הפוסט מיועד גם לבעלי לב חלש...
נתחיל בוידוי קטן: אני עצמאית כבר מעל 15 שנים ותמיד דאגתי לטיפול של הנהלת חשבונות בעסק שלי (אני הלקוחה הראשונה של כספית...). אבל בכל פעם שאני מקבלת בדואר מכתב מרשות המיסים, שיש בו הודעה שבגלל שעשיתי טעות אני חייבת להם X  אלפי שקלים, גם הלב החזק שלי (בדרך כלל) מחסיר כמה פעימות....
הפתרון המהיר להחזרת הפעילות הסדירה של הלב הוא בליעה של חפיסת שוקולד (לא משנה מאיזה סוג...). זה מרגיע מאד! אבל כמובן שזה לא יפתור את הבעיה מול רשות המיסים ויוצר בעיה אחרת של עודף משקל....

קודם כל מניעה
אנסה להסביר בפוסט הקצר הזה שאפשר להתנהל לבד מול רשויות המס ולחסוך כסף מבלי להפסיד כלום. כדאי מאד לעבוד תחת פיקוח של רואה חשבון שתוכלו להתקשר אליו לשאלות – אבל אין צורך שהוא ירוץ בשבילכם. הסכום שהוא יגבה מכם עבור ייעוץ טלפוני הוא הרבה פחות מאשר עבור ליווי צמוד שבו הוא עושה הכל עבורכם.
כמובן שהדרך הטובה ביותר למנוע מכתבי אהבה כאלו היא להגיש את הדו"חות בזמן לכל הרשויות: מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי.

ואם בכל זאת טעיתם...
קודם כל אל תשכחו שכולנו בני אדם – גם אנשי רשות המיסים! וכולנו יכולים לטעות!
נחזור לסיפור שלי. הייתה לי אי הבנה מצערת עם מע"מ (לא דיווחתי ולא שילמתי 72 ש"ח בזמן...) ובעקבותיה קיבלתי מכתב שאני צריכה להגיע למשרדי מע"מ במועד מסוים ולשלם קנס של כמעט 4000 ש"ח.
אחרי ההלם הראשוני התקשרתי למשרד של רואה החשבון שלי. הם ביקשו ממני לשלוח להם בפקס את המכתב שקיבלתי. הסבירו לי שאני צריכה לדווח ולשלם את החוב מיד; לשלוח פקס עם הסבר הטעות למע"מ ובקשה לבטל את הקנס; ואחר כך להתקשר לוודא שקיבלו את הפקס ושהכל בסדר.

והנה הנוהל שעובד:
1.    כשמקבלים מכתב כזה, לקחת אוויר (או שוקולד...) ולהירגע.
2.    להתקשר לאיש מקצוע שמלווה אתכם ולבקש ייעוץ טלפוני.
3.    לבצע את כל מה שהוא מציע.
4.    לשלוח פקס לכותב המכתב ובו להסביר את הבעיה ולבקש לבטל את הקנס. המכתב צריך להיות עניני, עם עובדות בלבד והודאה בטעות שעשיתם (אם היתה כזו). שימו לב – ברוב המקרים אין צורך לסוע לשם!
5.    להתקשר (בדרך כלל למחרת) ולוודא שהכל תקין. כדאי לבדוק אם יש מענה טלפוני בשעות אחר הצהריים (אחרי 13:00) – בדרך כלל יש פחות לחץ ולכן הם עונים מהר יותר בשעות האלו.
אם אתם חוששים – אתם יכולים לשלוח את הפקס קודם לרואה החשבון שלכם שיתקן ויאשר לכם את המכתב ורק אחר כך תשלחו אותו לרשות המיסים.

בדרך הזו תוכלו לחסוך כסף, להיות בסדר עם רשות המיסים ולהרגיש שיש לכם שליטה גם על התחום הזה.
והערה לסיום: אני פועלת בצורה דומה וחוסכת כסף גם בהתנהלות מול רשויות אחרות לחלוטין – כמו הועדה לתכנון ובניה תחת פיקוח של האדריכל.

שלכם, אסנת סדן

3 במרץ 2011

ניהול העסק עם Excel, זה קל! זול! אבל לא חוקי!!!

Excel הוא כלי פשוט, נוח וזול לניהול שוטף של כסף. אבל כשמדובר על  הנהלת חשבונות, יש בעיה אחת משמעותית...: אקסל אינו עונה על הדרישות  של רשות המיסים.

הנה מספר דוגמאות:
•    רשות המיסים דורשת שהעסק ינוהל בעזרת ספר תקבולים ותשלומים. זהו ספר (או תוכנה) שאינם מאפשרים שינוי של הנתונים.  כיוון ש Excel מאפשר לשנות את הנתונים, הוא אינו חוקי.

•    רשות המיסים דורשת ניהול של ספר קופה. זהו ספר שמתעד כניסה ויציאה של כסף בעסק. גם בספר הקופה לא ניתן לשנות את הנתונים. שוב, ב Excel אפשר לשנות את הנתונים ולכן שימוש ב Excel אינו מתקבל על ידי רשות המיסים.
הערה: ברור שאפשר למחוק משהו בספרים הנ"ל. אבל במקרה זה המחיקה נעשית ע"י קו אחד שמאפשר לראות מה היה כתוב לפני המחיקה. ב Excel ניתן למחוק נתונים לגמרי מבלי יכולת לעקוב אחריהם (גם אם לא עושים זאת, עצם העובדה שאפשר למחוק!).

•    רשות המיסים דורשת לנהל רשימה של  השיקים הדחויים. זהו  תיעוד של כל השיקים שהתקבלו בעסק, נרשמו בקבלות, אבל עדיין לא הגיע פרעונם. את רשימה הזו מותר לנהל ב Excel (כיוון שכל הזמן נכנסנים ויוצאים שיקים מהרשימה הזו) רק חשוב לזכור לעשות זאת. אם אתם משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות – חשוב לודא שהיא מנהלת רשימה כזו.

•    שרשור של מסמכים. דרישה נוספת של רשות המיסים היא לשרשר את המסמכים שהפקתם. כלומר: צריך להיות קשר בין חשבונית עסקה שהפקתם לחשבונית המס שהפקתם ממנה. דוגמה נוספת: מהזמנת עבודה לתעודת משלוח וממנה לחשבונית הקבלה. בכל אחד מהמסמכים האלו צריך לרשום את המסמכים שממנו הוא הופק. השירשור מאפשר לרשות המיסים להגביר את שליטה על העסק שלנו...– במקרה הזה Excel לא יכול לעזור.

אז למה בכל זאת אפשר להעזר באקסל?
חלק מהתוכנות מאפשרות לייצא את הנתונים ל Excel. אפשר להשתמש בנתונים לניתוחים ספציפיים של העסק שלכם.
כמו כן Excel יכול לעזור לניהול תזרים המזומנים.