Excel הוא כלי פשוט, נוח וזול לניהול שוטף של כסף. אבל כשמדובר על הנהלת חשבונות, יש בעיה אחת משמעותית...: אקסל אינו עונה על הדרישות של רשות המיסים.
הנה מספר דוגמאות:
• רשות המיסים דורשת שהעסק ינוהל בעזרת ספר תקבולים ותשלומים. זהו ספר (או תוכנה) שאינם מאפשרים שינוי של הנתונים. כיוון ש Excel מאפשר לשנות את הנתונים, הוא אינו חוקי.
• רשות המיסים דורשת ניהול של ספר קופה. זהו ספר שמתעד כניסה ויציאה של כסף בעסק. גם בספר הקופה לא ניתן לשנות את הנתונים. שוב, ב Excel אפשר לשנות את הנתונים ולכן שימוש ב Excel אינו מתקבל על ידי רשות המיסים.
הערה: ברור שאפשר למחוק משהו בספרים הנ"ל. אבל במקרה זה המחיקה נעשית ע"י קו אחד שמאפשר לראות מה היה כתוב לפני המחיקה. ב Excel ניתן למחוק נתונים לגמרי מבלי יכולת לעקוב אחריהם (גם אם לא עושים זאת, עצם העובדה שאפשר למחוק!).
• רשות המיסים דורשת לנהל רשימה של השיקים הדחויים. זהו תיעוד של כל השיקים שהתקבלו בעסק, נרשמו בקבלות, אבל עדיין לא הגיע פרעונם. את רשימה הזו מותר לנהל ב Excel (כיוון שכל הזמן נכנסנים ויוצאים שיקים מהרשימה הזו) רק חשוב לזכור לעשות זאת. אם אתם משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות – חשוב לודא שהיא מנהלת רשימה כזו.
• שרשור של מסמכים. דרישה נוספת של רשות המיסים היא לשרשר את המסמכים שהפקתם. כלומר: צריך להיות קשר בין חשבונית עסקה שהפקתם לחשבונית המס שהפקתם ממנה. דוגמה נוספת: מהזמנת עבודה לתעודת משלוח וממנה לחשבונית הקבלה. בכל אחד מהמסמכים האלו צריך לרשום את המסמכים שממנו הוא הופק. השירשור מאפשר לרשות המיסים להגביר את שליטה על העסק שלנו...– במקרה הזה Excel לא יכול לעזור.
אז למה בכל זאת אפשר להעזר באקסל?
חלק מהתוכנות מאפשרות לייצא את הנתונים ל Excel. אפשר להשתמש בנתונים לניתוחים ספציפיים של העסק שלכם.
כמו כן Excel יכול לעזור לניהול תזרים המזומנים.
הנה מספר דוגמאות:
• רשות המיסים דורשת שהעסק ינוהל בעזרת ספר תקבולים ותשלומים. זהו ספר (או תוכנה) שאינם מאפשרים שינוי של הנתונים. כיוון ש Excel מאפשר לשנות את הנתונים, הוא אינו חוקי.
• רשות המיסים דורשת ניהול של ספר קופה. זהו ספר שמתעד כניסה ויציאה של כסף בעסק. גם בספר הקופה לא ניתן לשנות את הנתונים. שוב, ב Excel אפשר לשנות את הנתונים ולכן שימוש ב Excel אינו מתקבל על ידי רשות המיסים.
הערה: ברור שאפשר למחוק משהו בספרים הנ"ל. אבל במקרה זה המחיקה נעשית ע"י קו אחד שמאפשר לראות מה היה כתוב לפני המחיקה. ב Excel ניתן למחוק נתונים לגמרי מבלי יכולת לעקוב אחריהם (גם אם לא עושים זאת, עצם העובדה שאפשר למחוק!).
• רשות המיסים דורשת לנהל רשימה של השיקים הדחויים. זהו תיעוד של כל השיקים שהתקבלו בעסק, נרשמו בקבלות, אבל עדיין לא הגיע פרעונם. את רשימה הזו מותר לנהל ב Excel (כיוון שכל הזמן נכנסנים ויוצאים שיקים מהרשימה הזו) רק חשוב לזכור לעשות זאת. אם אתם משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות – חשוב לודא שהיא מנהלת רשימה כזו.
• שרשור של מסמכים. דרישה נוספת של רשות המיסים היא לשרשר את המסמכים שהפקתם. כלומר: צריך להיות קשר בין חשבונית עסקה שהפקתם לחשבונית המס שהפקתם ממנה. דוגמה נוספת: מהזמנת עבודה לתעודת משלוח וממנה לחשבונית הקבלה. בכל אחד מהמסמכים האלו צריך לרשום את המסמכים שממנו הוא הופק. השירשור מאפשר לרשות המיסים להגביר את שליטה על העסק שלנו...– במקרה הזה Excel לא יכול לעזור.
אז למה בכל זאת אפשר להעזר באקסל?
חלק מהתוכנות מאפשרות לייצא את הנתונים ל Excel. אפשר להשתמש בנתונים לניתוחים ספציפיים של העסק שלכם.
כמו כן Excel יכול לעזור לניהול תזרים המזומנים.
תודה רבה על המידע.
השבמחקאני אישית מאוד אוהב לעבוד עם האקסל ומרגיש שזה הרבה יותר נוח לי לעבודה מאשר כל תוכנה אחרת שהתנסתי בה.
אחרי שסיימתי קורס הנהלת חשבונות סוג 1 והתחלתי לעבוד כמנהל חשבונות היה לי מאוד קשה להתרגל לתוכנות. בתחילה עבדתי בצורה מאוד פרימיטיבית רק עם ספרי חשבונות ומעט מאוד עם תוכנות ומחשב.
לאחר זמן מה החלטתי כי אני נשאר בשיטה הזאת אך בשבילי אני עושה גליונות אקסל שבהם יהיה לי הרבה יותר קל לחפש כל דבר שאני רוצה. על מנת שאוכל לשלוט בקובץ ולא יהיו מחיקות ובלאגן הקובץ היה נעול עם סיסמא אישית וכל שינוי דרש סיסמא.
אני חושב שרשות המיסים צריכים להתקדם, כמו הרבה דברים במדינה, היום האופיס הוא אחד הקלים הנוחים לניהול חשובנות ולכן יש את האפשרות לדאוג ששינוי נתונים יהיה בעזרת סיסמא בלבד ועם פיקוח של רשות המיסים יהיה אפשרי לשלוט בכך!