הנהלת חשבונות כספית - הבלוג

איך לחסוך בשליחת חשבוניות - חשבוניות ממוחשבות עם חתימה דיגיטלית וחשבוניות הנשלחות בדואר רגיל

2011-08-07T23:03:00.005+03:00

שולחים הרבה חשבוניות? רוצים לחסוך?

משלוח חשבונית עם חתימה דיגיטלית במייל
עד לפני שנה שלחנו אלפי חשבוניות בשנה בדואר. זה עלה לנו אלפי שקלים והרבה שעות של קיפול, הכנסה למעטפות, סגירת המעטפות, כתיבת הכתובת וביול. שלא לדבר על טעויות בכתיבת הכתובת, כתובת שגוייה ומכתבים שחוזרים...

השנה התייעלנו ובגדול!

קודם כל אנחנו מציעים ללקוחות שלנו לשלוח את החשבוניות במייל (דואר אלקטרוני), בעזרת מודול של חתימה דיגיטלית שמאפשרת לעשות זאת בצורה חוקית.
האמת, לא האמנתי שלקוחות עסקיים, כמו הלקוחות שלנו, יסכימו לקבל חשבוניות במייל. אבל אחרי שלקוח עצבני אחד שאל אותי: "אם זה כל כך טוב, למה לכם אין חתימה דיגיטלית?" החלטנו לנסות. הוספנו לגליון ההזמנה שלנו את האפשרות לקבל חשבוניות ממוחשבות (חייבים לקבל את אישור הלקוח לשליחת מסמכים דיגיטליים). אני חייבת להודות – זה באמת טוב! מעל חצי מהלקוחות שלנו מוכנים/רוצים לקבל חשבוניות ממוחשבות. כך, בעבודת תכנות של שעה – חסכנו הרבה זמן והרבה כסף!

לחסוך גם במשלוח חשבוניות בדואר רגיל
עדיין חצי מהלקוחות רוצים לקבל חשבוניות בדואר. וכאן יש לדואר ישראל כמה חידושים שמאפשרים לחסוך המון זמן ואפילו קצת כסף!

באתר הדואר אפשר להזמין מעטפות:
• עם הלוגו שלכם – כדי למתג אתכם.
• מבויילות – וכך חוסכים את פעולת הביול המייגעת.
• עם חלון – וכך אין צורך לכתוב את כתובת הלקוחות על המעטפות. אפשר לקפל את החשבוניות של כספית כך שיתאימו בדיוק לחלון של המעטפות.

ולא תאמינו! המחיר של המעטפות האלו יותר זול מלקנות, מעטפות בחנות של צרכי משרד ובולים בדואר (וכמובן שהמעטפות האלו לא יהיו עם הלוגו שלכם!).
כאן אפשר לראות את המוצר (מק"ט 13010)

אפילו אפשר לשלוח מייל: YL@POSTIL.COM

רק חסרון אחד – צריך להזמין 500 מעטפות....

אבל אמרתי מראש שהכתבה הזו מתאימה למי ששולח הרבה מעטפות בדואר!

לפרטים נוספים: חשבוניות עם חתימה דיגיטלית

בזק בינלאומי - התקלות ממשיכות

2011-07-05T10:06:00.001+03:00

אני ממשיך לעדכן את העולם השותק בבעיות המייל בבזק (נזק?) בינלאומי.

אתמול בערב הפסקתי לקבל מיילים. כשניסיתי להתחבר לחשבון המייל דרך My Mail קיבלתי את השגיאה:
זיהוי משתמש נכשל.

התקשרתי הבוקר לשירות הטכני ויבגני מסר לי שהתקלה התחילה ב 22:30 אתמול, היא נוגעת רק למיילים תחת דומיינים (כמו dror@caspit.biz), ו-"השירות יחזור תוך זמן קצר".

מדהים, לא? 12 שעות ( ... and counting) לתקן את התקלה.

דרור

עדכון: השירות חזר ב-10:30. סה"כ זמן התקלה: 12 שעות.
במהלך התקלה כל המייל שנשלח אלי חזר לשולח.

חוויות מהשירות של בזק בינלאומי

2011-06-28T18:47:00.001+03:00

לבזק בינלאומי ולי יש "רומן" ארוך משנת 2004 (או אולי 2003) בערך.

לפני שנים הרצתי ביחד עם סימון כהן את חברת קדם. מאיזו שהיא סיבה בחרנו בבזק בינלאומי ולא באינטרנט זהב או במתחרה אחר. אני מתאר לעצמי שהסיבה הייתה איש מכירות נמרץ או אולי חבילה אטרקטיבית שהם הציעו אז. בכל אופן, מאז אני שם.

מה אומר על בזק בינלאומי ...

חברה מבולבלת.

אני כותב את הפוסט בזמן שאני מחכה למי שהוא שיענה לשיחה שלי. הטלפון כבר ספר 8:45 דקות.

היום ב11:00 בבוקר לערך נפל אחד משרתי הדואר שלהם, או אולי זה נתב, או השד יודע מה. איך אני יודע? כשאני מנסה להכנס לחשבון המייל שלי דרך אתר My Mail המהולל אני מקבל את ההודעה הסתומה הבאה:

בעיה בהתקשרות לשרת האכסון.

מתברר של-3 מ-6 חברי הצוות של כספית אין גישה למייל שלהם. באותה מידה יכולנו להישאר היום במיטה.

ניגשתי לאתר של בזק בינלאומי, לראות מה חדש. נאדה. הלו, בזק בינלאומי ... האם שמעתם על האינטרנט?

למה לא לעדכן את האתר שלכם ולפרסם שם הודעה מסודרת.

דרך אגבף ההודעה אחרונה לעיתונות היא ממרץ 2010 (לפני שנה ו-3 חודשים!) ובה בזק בינלאומי מסכמת בגאווה את שנת 2009. או שלא מתאחש הרבה בבזק בינלאומי, או שמנהל האתר ישן על משמרתו.

12:30עברו כבר דקות -- ענה לי מוחמד ואמר שיש "תקלה באחד משרתי המייל ומטפלים בה". זה יכולתי להגיד גם בלי להתקשר לשירות. ולא, אין אפשרות למשוך את המייל שתקוע היכן שהוא בבזק לשרת אחר.

אז מה עושים? מחכים שיסדרו את השרת.

אני אעדכן מתי חזר השירות.

----------------

השירות חזר ב 0:30 ביום שלמחרת. כלומר, השרת היה מושבת 1/2 13 שעות!

לא קיבלתי שום תגובה או התנצלות מבזק בינלאומי.

דרור

Consuming WebServices from Access

2011-06-24T02:44:00.002+03:00

If you need to interact with Websrices from within Microsoft Office there are at leat two options:

1. Use the Microsoft Webservices Toolkits --
For Access XP (2002) http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=15036
For Access 2003 -- http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=2224
For Access 2007 or 2010 - There is no toolkit. Use VSTO -- http://msdn.microsoft.com/en-us/office/hh133430

2. Use your own code - OK for simple messages

Private Function PostToWeb(ByVal strURL As String, ByVal strData As String) As String
Dim objXmlHttp As MSXML2.XMLHTTP
Dim strRet As String
Const FUNC_NAME = MOD_NAME & "PostToWeb"
10 On Error GoTo func_err

Dim b As Boolean
Dim objDom As MSXML2.DOMDocument
Dim objNode As MSXML2.IXMLDOMNode

20 strData = IIf(LenB(strData) > 0, strData & "&", "") & "osekMorshe=" & m_osekMorshe & "&installationID=" & m_installationID & "&nvcPassword=" & m_nvcPassword

' Create objects to DOMDocument and XMLHTTP
30 Set objXmlHttp = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")

' Open the webservice
40 objXmlHttp.Open "POST", strURL, False

' Create headings
50 objXmlHttp.setRequestHeader "Content-Type", "application/x-www-form-urlencoded"
60 objXmlHttp.setRequestHeader "Content-Length", Len(strData)

' Send XML command
70 objXmlHttp.send strData

' Get all response text from webservice
80 strRet = objXmlHttp.responseText

' Close object
90 Set objXmlHttp = Nothing

100 Set objDom = CreateObject("MSXML2.DOMDocument")
110 b = objDom.loadXML(strRet)
120 If Not b Then Err.Raise 7999, "", strRet

150 GetNextChangeID = strRet

170 PostToWeb = strRet
180 Exit Function

func_err:
190 Err.Raise Err.Number, FUNC_NAME & "[" & Erl & "]" & "\" & Err.Source, Err.Description & vbCrLf & "ëúåáú äùøú: " & strURL
End Function

Access Animation

2011-06-22T12:38:00.005+03:00

How to add animation to Microsoft Access

There are several options:

1. Two picture boxes - show them alternatively and move them around

2. Play an AVI file

3. Play a Flash SWF file

The Two Picture Boxes Method

Here is an example from Caspit כספית התוכנה הקלה והמשתלמת להנהלת חשבונות. A winged pack of US dollars moves on the main screen left to right:

More details in the future.

Dror

רכשנו חתימה דיגיטלית של קומסיין

2011-06-22T11:25:00.002+03:00

לאחרונה רכשנו לנו חתימה דיגיטלית מאושרת של חברת קומסיין.
המטרה הייתה להתנסות בשלבים של רכישת החתימה ולבדוק את ההתאמה שלה למודול החתימה הדיגיטלית של כספית.

האמת היא שאנחנו לא ממש צריכים אותה משום שאנחנו לא שולחים בעצמנו את הקובץ PCN874 למע"מ. את זה עושה עבורינו רואה החשבון שלנו, שלו אנחנו מעבירים את הנתונים בפורמט Movein של חשבשבת.
את המסמכים של כספית (החשבוניות שאנחנו מפיקים עבור רכישה של רישיונות הפעלה לכספית) אנחנו חותמים בחתימה מאובטחת שהפקנו לעצמנו.

מה ההבדל בין חתימה מאושרת לחתימה מאובטחת? נא קיראו בלינק שצרפתי.

העלות של "התענוג" (מעודכן ל-22/6/2011) היא 450 ש"ח כולל מע"מ.

נחזור לתהליך הרכישה.
אנחנו חברה בע"מ לכן התהליך מורכב יותר מאשר לעוסק מורשה רגיל.
ראשית פנינו לקומסיין וקיבלנו מהם PDF שמכיל טפסים שונים שצריך למלא.
מאד חשוב ליצור את הפרוטוקלים (מה זה פרוטוקול? בכל פעם שחברה בע"מ מחליטה החלטה חשובה, מתעדים את ההחלטה בפרוטוקול של הישיבה שבה הוחלטה ההחלטה), שמסמיכים מי ממנהלי החברה לרכוש ולהשתמש בחתימה הדיגיטלית.
זאת משום שהחתימה היא אישית. כלומר, במקרה שלנו, זו החתימה של אסנת סדן, מחברת כספית.
בנוסף חייבים לפנות לעורך דין שיחתום על המסמך המתאים (שנמצא ב-PDF של קומסיין).
התהליך לקח לנו 3 שבועות.
בסופם קבענו מועד להפקת החתימה במשרדי קומסיין, ברמת החי"ל בתל-אביב.
וכן, צריך להגיע אליהם אישית. הם לא באים אליך ובודאי שלא מבצעים את ההליך במייל או בטלפון.
העומס בקומסיין הוא גדול וילך ויגדל ככל שהשנה תסתיים. כדאי מאד לתאם מועד מראש.
מי שנבחר, צריך להתייצב במשרדי קומסיין עם כל הניירת וחמוש בשתי תעודות מזהות. לדוגמה: רישיון נהיגה ותעודת זהות. כדאי להביא גם דרכון למקרה הצורך.

מה מקבלים מקומסיין?

תמורת התשלום מקבלים חתימה דיגיטלית שתקפה לשנתיים. אפשר לרכוש גם חתימה לארבע שנים.

החתימה מגיעה כשהיא צרובה על כרטיס פלסטיק מכוער (מודה שזה לטעמי האישי) בצבע אדום . שימו לב שהחתימה אישית לאסנת סדן:

בנוסף מקבלים קורא כרטיסים USB של חברת athena שנראה כך:

ההתקנה של קורא הכרטיסים היא קצת מורכבת ודורשת מספר שלבים:

חשוב: לא מחברים את הקורא למחשב, אלא קודם כל מתקינים את התוכנה שלו.

גולשים לאתר http://www.gov.il/ ומשם מורידים את ההתקנה של התוכנה.

הנה הקונפיגורציה שאני בחרתי:

לאחר שהתוכנה מותקנת, מחברים את קורא הכרטיסים, אם הכל תקין המחשב מזהה אותו, ואז נדלק בו אור ירוק שמציין שהוא מוכן לעבודה.

תוקעים את הכרטיס ובזה סיימנו.

כיצד משתמשים בחתימה הדיגיטלית?

אפשר להשתמש בחתימה במודול החתימה הדיגיטלית של כספית.

אפשר גם לחתום מסמכים כמו Word, או PDF בעזרת תוכנת Sign & Verify שהותקנה במחשב במהלך ההתקנה של קורא הכרטיסים:

שימו לב שבניגוד למודול החתימה הדיגיטלית של כספית, התוכנה "אורזת" את המסמך החתום בקובץ חדש עם הסיומת signed. מי שיקבל את הקובץ יצטרך להתקין על המחשב שלו את התוכנה Sign & Verify בכדי לפתוח את הקובץ שקיבל.

לעומת זאת, החתימה הדיגיטלית של כספית מוסיפה את החתימה הדיגיטלית לקובץ PDF וכל מי שיש לו קורא PDF (למעשה, 100% מהמחשבים בעולם) יכול לקרוא אותו.

חובה להכניס את ה-PIN בזמן החתימה
כדאי לדעת שבזמן החתימה (עם המודול של כספית או עם Sign & Verify) התוכנה של הכרטיס תבקש את ה-PIN (סיסמה אישית שבחנו בזמן ההנפקה של החתימה בקומסיין). כלומר, לא ניתן להשאיר את הכרטיס במשרד לשימוש על-ידי אחרים, אלא אם ניתן להם גם את ה-PIN.

אם מנסים להתחכם ולהחתים את המסמך, כשהכרטיס מחוץ לקורא הכרטיסים הפעולה נכשלת:

כיצד לשלב את רב-מסר במערכת ניהול לקוחות

2011-04-03T11:58:00.000+03:00

שילוב של ה-CRM של כספית ומערכת רב-מסר

אנחנו משתמשים במערכת רב-מסר בכדי לדוור לללקוחות ולמתעניינים בכספית התוכנה הקלה והמשתלמת להנהלת חשבונות.

במסגרת שיפורים שבצענו במערכת ניהול הלקוחות של כספית (CRM) עלה הרעיון לשלב את ה-CRM ואת רב-מסר. הרעיון הבסיסי הוא שלאחר שלקוח חדש ירכוש רישיון לכספית נרשום אותו אוטומטית לרב-מסר.

ברשימה ברב-מסר נגדיר סדרת מסרים שרלוונטית ללקוחות חדשים של כספית. לדוגמה:

היום ה-0: ברכה על הצטרפות לכספית.
לאחר חודש: הצעה לגיבוי מקוון.
לאחר 1/2 שנה: שאלה על שביעות הרצון מכספית.
וכו'.

שימוש נוסף שרצינו לעשות ברשימה בר-מסר הוא להגדיר מסרים תלוי תאריך שישלחו כך:

10 ימים לפני שפג הרישיון לשימוש בכספית.
10 ימים לפני שפג הרישיון לשימוש בגיבוי המקוון.
וכו'.

לצורך כך בנינו רשימה ברב מסר ובה כל השדות הרלוונטיים למשלוח המיילים. לדוגמה: שם הלקוח, תאריך סיום הרישיון, תאריך סיום הגיבוי וכו'.

החלק הטכני

ועכשיו לחלק הטכני בפוסט. כיצד מבצעים רישום אוטומטי של לקוח למערכת רב-מסר מתוך קוד "שרת" המערכת מבוססת .Net?

האתגרים הם אלה:

לבצע POST לאתר של רב מסר מתוך קוד צד שרת.
לקדד את הנתונים ואת שמות השדות באופן נכון כך שרב מסר ידע לקרוא אותם.

הנה הפיתרון שהגענו אליו.

כמה מילות הסבר:

הקידוד שרב-מסר מצפה לו (לפחות במקרה שלנו) הוא Windows-1255 . הקידוד של Windows-1255 הוא לא url encoding ולא UTF, אלא קידוד נפרד.
שדות מסוג תאריך מעבירים ב-3 חלקים: d[field name], m[field name], y[fields name]
את השדות האחרים מעבירים כך: fields[field name]=field_vale

public void AddToRavMeser()
 {
  const string RAV_MESER = "http://cp.responder.co.il/subscribe.php";
  string postData = "";
 
  DateTime datLicense = (this.License != null) ? this.License.validDate : new DateTime(0);
        string licensComments = (this.License != null) ? this.License.licenseComments : "";
 
        if (string.IsNullOrEmpty(this.email)) throw new Exception("לא ניתן להוסיף לרב מסר לקוח ללא כתובת מייל.");
        
                                                                                    ס  ו  ג   
  postData = string.Format("fields%5Bsubscribers_email%5D={0}&fields%5Bsubscribers_name%5D={1}&fields%5B%F1%E5%E2+%E4%F8%E9%F9%E9%E5%EF%5D={2}&fields%5B%EE%F1%F4%F8+%EC%F7%E5%E7%5D={3}&d%5B%FA%E5%F7%F3+%E4%F8%E9%F9%E9%E5%EF%5D={4}&m%5B%FA%E5%F7%F3+%E4%F8%E9%F9%E9%E5%EF%5D={5}&y%5B%FA%E5%F7%F3+%E4%F8%E9%F9%E9%E5%EF%5D={6}&fields%5B%F2%E5%F1%F7+%EE%E5%F8%F9%E4%5D={7}&fields%5B%F9%ED+%E4%F2%F1%F7%5D={8}&form_id=99999&encoding=windows-1255",
   this.email,
   ToWindows1255(this.firstName),
            ToWindows1255(licensComments), //סוג הרישיון
   this.iClientsID,
   datLicense.Day, datLicense.Month, datLicense.Year, //תוקף הרישיון
   this.OsekMorshe,
   ToWindows1255(this.BusinessName)
   );
 
  HttpWebRequest myHttpWebRequest = (HttpWebRequest)WebRequest.Create("http://cp.responder.co.il/subscribe.php");
  myHttpWebRequest.CookieContainer = new CookieContainer();
  myHttpWebRequest.Method = "POST";
 
  ASCIIEncoding encoding = new ASCIIEncoding();
  byte[] byte1 = encoding.GetBytes(postData);
 
  // Set the content type of the data being posted.
  myHttpWebRequest.ContentType = "application/x-www-form-urlencoded";
 
  // Set the content length of the string being posted.
  myHttpWebRequest.ContentLength = byte1.Length;
 
  Stream newStream = myHttpWebRequest.GetRequestStream();
 
  newStream.Write(byte1, 0, byte1.Length);
 
  // Close the Stream object.
  newStream.Close();
 }
 
 string ToWindows1255(string s)
 {
  //Can not user UrlEncode since it encodes in Unicode and not in Windows-1255
  //string s1 = HttpContext.Current.Server.UrlEncode(s);
  //return s1;
 
  Encoding win1255 = Encoding.GetEncoding(1255);
 
  //Transfer for Unicode to Windows-1255
  byte[] win1255Bytes = win1255.GetBytes(s);
 
  StringBuilder sb = new StringBuilder();
  for (int i = 0; i < win1255Bytes.Length; i++)
  {
   sb.AppendFormat("%{0:x}", win1255Bytes[i]);
  }
return sb.ToString(); 
 }

בעיה ברישום מחדש לרב-מסר
לצערינו נתקלנו בבעיה אחת מציקה. מתברר שכאשר מבצעים רישום מחודש של לקוח שכבר קיים ברשימה ברב מסר הוותק שלו מתאפס. כלומר הוא יתחיל לקבל מחדש את כל המיילים בסדרת המסרים שמיועדת ללקוח חדש.

פנינו לרב-מסר בעניין. הנה המייל ששלחנו:

Title: יצירת קשר ממערכת רב מסר

Description: מספר חשבון ראשי:3052 שם משתמש:caspit תוכן הפניה:אנא ציינו את שם הרשימה בה קיימת הבעיה:

כל הרשימות

אנא ציינו את שם המסר בו קיימת הבעיה:

לא רלוונטי

אנא רשמו את הבעיה בפירוט הרב ביותר האפשרי (מה בדיוק עשיתם שלב אחרי שלב ומה קרה אז?):

1. ביום 1/1/2011 אני נרשם לרשימה X כלשהיא. תאריך הרישום הוא 1/1/2011 והוותק שלי הוא 0.

2. ביום 1/3/2011 אני נרשם שוב לרשימה X (לצורך עדכון פרטים). תאריך הרישום מתעדכן ל-1/3/2011 והוותק שלי מתאפס ל-0.

נניח שברשימה X יש סדרת מסרים מבוססת וותק: ביום ה-0 נשלחת ברכה ללקוח חדש, אחרי 10 ימים נשלח מסר שמתעניין איך התוכנה פועלת וכו'.

האם המסרים האלה ישלחו שוב מההתחלה?

אם כן, זו בעיה משום שהמסרים הרי לא רלוונטיים, כי אני למעשה לקוח עם וותק של 3 חודשים ולא לקוח חדש.

אם לא, מה יקרה למסר שאמור להשלח ביום ה-100 (פחות או יותר 10 ימים אחרי שעדכנתי את הנתונים שלי והוותק התאפס)? האם הוא ישלח?

נראה לי שהפיתרון לבעיה שלי הוא לא לאפס את הוותק במקרה של עדכון נתונים. האם זה נכון?

התשובה שקיבלנו מרב-מסר היא:

From: responder@sysaidcss.com [mailto:responder@sysaidcss.com]
Sent: Sunday, April 03, 2011 9:26 AM
To: dror@caspit.biz
Subject: בנוגע לבקשת שירות #12,068 יצירת קשר ממערכת רב מסר

היי,

נמסר לנו ממחלקת התוכנה שהפיתרון לשאלה שהצגת ייענה במסגרת פיתוח כלי חדש ליצירת טפסים עליו אנו עובדים.

עם זאת, אין לנו צפי קונקרטי לגבי השקת אותו כלי.

________________________________________________

בכבוד רב,

איציק ארז.

רב מסר – צוות תמיכה טכנית.

הפיתרון שאנחנו נממש בשלב זה
מאחר שאין כרגע פיתרון לבעיה החלטנו לממש "work around".
במקום שסדרת המסרים ללקוח החדש תהיה מבוססת על וותק, נבסס אותה על שדה תאריך שנוסיף לרשימה בשם "תאריך רישום".

כלומר סדרת המסרים ללקוח החדש תהיה סדרת מסרים מבוססת תאריך, והיות והתאריך הזה נמצא בשליטה של ה-CRM, נוכל לעקוף את הבעיה של איפוס הוותק.

כיצד לשלוח טופס (Form) לאתר רב-מסר מאתר מבוסס .Net

2011-04-03T10:51:00.000+03:00

אנחנו משלימים בימים אלה את הפיתוח של האתר החדש של כספית התוכנה הקלה והמשתלמת להנהלת חשבונות .
האתר החדש מבוסס על Microsoft .Net , ולכן נוצרה לנו בעיה לשלוח פרטי הרשמה לאתר של רב מסר.

מדוע?

הטפסים שרב מסר מייצר באופן אוטומטי נראים כך:

<script type="text/javascript">
<!--
function responder_validation(form) {
var inputs = form.getElementsByTagName('input');
var selects = form.getElementsByTagName('select');
...

return true;
}
//-->
</script>

<form method="post" action="http://cp.responder.co.il/subscribe.php" onsubmit="return responder_validation(this);">
...

</form>

קל לשלב את הטופס באתר מבוסס ASP, אבל באתר מבוסס .Net הטופס של רב מסר יתנגש בטופס ברירת מחדל שמייצרת מערכת .Net.

מה הפיתרון?
מתברר שהפיתרון אינו מסובך ודורש שינויים מעטים בטופס של רב מסר:
1. מסירים את התגים של ה-form סביב הטופס של רב מסר. כלומר משאירים את הטבלה והשדות שהוא יוצר אבל מוחקים את <form> ואת </form>.
2. משנים את הכפתור "שלח" כך:

<input type="button" value="הרשם" onclick="responder_validation(this);"/>

3. משנים את בדיקת הנכונות כך:

<!--

function responder_validation(btn) {

var form1 = btn.form;
var inputs = form1.getElementsByTagName('input');
var selects = form1.getElementsByTagName('select');
...

form1.action = 'http://cp.responder.co.il/subscribe.php';

form1.submit();

}

//-->

</script>

השינויים די ברורים, אבל הנה הסבר קצר:

הסרנו את תג ה-form בכדי להשאיר רק את ה-form של .Net.
ה-function של רב מסר מצפה ל-form. במקום זה שלחנו לו button. לכן הוצאנו את ה-form מה-button.
שמו של המשתנה הוא form1, לכן לקחנו את המערך של ה-inputs ושל ה-selects מ-form1.
הטופס של .Net מבצע POST לעצמו, לכן שינינו את ה-action שלו לאתר של רב-מסר.

העצמאי הקטן מול רשויות המס

2011-03-28T18:19:00.001+02:00

הפוסט מיועד גם לבעלי לב חלש...
נתחיל בוידוי קטן: אני עצמאית כבר מעל 15 שנים ותמיד דאגתי לטיפול של הנהלת חשבונות בעסק שלי (אני הלקוחה הראשונה של כספית...). אבל בכל פעם שאני מקבלת בדואר מכתב מרשות המיסים, שיש בו הודעה שבגלל שעשיתי טעות אני חייבת להם X אלפי שקלים, גם הלב החזק שלי (בדרך כלל) מחסיר כמה פעימות....
הפתרון המהיר להחזרת הפעילות הסדירה של הלב הוא בליעה של חפיסת שוקולד (לא משנה מאיזה סוג...). זה מרגיע מאד! אבל כמובן שזה לא יפתור את הבעיה מול רשות המיסים ויוצר בעיה אחרת של עודף משקל....

קודם כל מניעה
אנסה להסביר בפוסט הקצר הזה שאפשר להתנהל לבד מול רשויות המס ולחסוך כסף מבלי להפסיד כלום. כדאי מאד לעבוד תחת פיקוח של רואה חשבון שתוכלו להתקשר אליו לשאלות – אבל אין צורך שהוא ירוץ בשבילכם. הסכום שהוא יגבה מכם עבור ייעוץ טלפוני הוא הרבה פחות מאשר עבור ליווי צמוד שבו הוא עושה הכל עבורכם.
כמובן שהדרך הטובה ביותר למנוע מכתבי אהבה כאלו היא להגיש את הדו"חות בזמן לכל הרשויות: מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי.

ואם בכל זאת טעיתם...
קודם כל אל תשכחו שכולנו בני אדם – גם אנשי רשות המיסים! וכולנו יכולים לטעות!
נחזור לסיפור שלי. הייתה לי אי הבנה מצערת עם מע"מ (לא דיווחתי ולא שילמתי 72 ש"ח בזמן...) ובעקבותיה קיבלתי מכתב שאני צריכה להגיע למשרדי מע"מ במועד מסוים ולשלם קנס של כמעט 4000 ש"ח.
אחרי ההלם הראשוני התקשרתי למשרד של רואה החשבון שלי. הם ביקשו ממני לשלוח להם בפקס את המכתב שקיבלתי. הסבירו לי שאני צריכה לדווח ולשלם את החוב מיד; לשלוח פקס עם הסבר הטעות למע"מ ובקשה לבטל את הקנס; ואחר כך להתקשר לוודא שקיבלו את הפקס ושהכל בסדר.

והנה הנוהל שעובד:
1.    כשמקבלים מכתב כזה, לקחת אוויר (או שוקולד...) ולהירגע.
2.    להתקשר לאיש מקצוע שמלווה אתכם ולבקש ייעוץ טלפוני.
3.    לבצע את כל מה שהוא מציע.
4.    לשלוח פקס לכותב המכתב ובו להסביר את הבעיה ולבקש לבטל את הקנס. המכתב צריך להיות עניני, עם עובדות בלבד והודאה בטעות שעשיתם (אם היתה כזו). שימו לב – ברוב המקרים אין צורך לסוע לשם!
5.    להתקשר (בדרך כלל למחרת) ולוודא שהכל תקין. כדאי לבדוק אם יש מענה טלפוני בשעות אחר הצהריים (אחרי 13:00) – בדרך כלל יש פחות לחץ ולכן הם עונים מהר יותר בשעות האלו.
אם אתם חוששים – אתם יכולים לשלוח את הפקס קודם לרואה החשבון שלכם שיתקן ויאשר לכם את המכתב ורק אחר כך תשלחו אותו לרשות המיסים.

בדרך הזו תוכלו לחסוך כסף, להיות בסדר עם רשות המיסים ולהרגיש שיש לכם שליטה גם על התחום הזה.
והערה לסיום: אני פועלת בצורה דומה וחוסכת כסף גם בהתנהלות מול רשויות אחרות לחלוטין – כמו הועדה לתכנון ובניה תחת פיקוח של האדריכל.

שלכם, אסנת סדן

ניהול העסק עם Excel, זה קל! זול! אבל לא חוקי!!!

2011-03-03T08:10:00.004+02:00

Excel הוא כלי פשוט, נוח וזול לניהול שוטף של כסף. אבל כשמדובר על הנהלת חשבונות, יש בעיה אחת משמעותית...: אקסל אינו עונה על הדרישות של רשות המיסים.

הנה מספר דוגמאות:
•    רשות המיסים דורשת שהעסק ינוהל בעזרת ספר תקבולים ותשלומים. זהו ספר (או תוכנה) שאינם מאפשרים שינוי של הנתונים. כיוון ש Excel מאפשר לשנות את הנתונים, הוא אינו חוקי.

•    רשות המיסים דורשת ניהול של ספר קופה. זהו ספר שמתעד כניסה ויציאה של כסף בעסק. גם בספר הקופה לא ניתן לשנות את הנתונים. שוב, ב Excel אפשר לשנות את הנתונים ולכן שימוש ב Excel אינו מתקבל על ידי רשות המיסים.
הערה: ברור שאפשר למחוק משהו בספרים הנ"ל. אבל במקרה זה המחיקה נעשית ע"י קו אחד שמאפשר לראות מה היה כתוב לפני המחיקה. ב Excel ניתן למחוק נתונים לגמרי מבלי יכולת לעקוב אחריהם (גם אם לא עושים זאת, עצם העובדה שאפשר למחוק!).

•    רשות המיסים דורשת לנהל רשימה של השיקים הדחויים. זהו תיעוד של כל השיקים שהתקבלו בעסק, נרשמו בקבלות, אבל עדיין לא הגיע פרעונם. את רשימה הזו מותר לנהל ב Excel (כיוון שכל הזמן נכנסנים ויוצאים שיקים מהרשימה הזו) רק חשוב לזכור לעשות זאת. אם אתם משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות – חשוב לודא שהיא מנהלת רשימה כזו.

•    שרשור של מסמכים. דרישה נוספת של רשות המיסים היא לשרשר את המסמכים שהפקתם. כלומר: צריך להיות קשר בין חשבונית עסקה שהפקתם לחשבונית המס שהפקתם ממנה. דוגמה נוספת: מהזמנת עבודה לתעודת משלוח וממנה לחשבונית הקבלה. בכל אחד מהמסמכים האלו צריך לרשום את המסמכים שממנו הוא הופק. השירשור מאפשר לרשות המיסים להגביר את שליטה על העסק שלנו...– במקרה הזה Excel לא יכול לעזור.

אז למה בכל זאת אפשר להעזר באקסל?
חלק מהתוכנות מאפשרות לייצא את הנתונים ל Excel. אפשר להשתמש בנתונים לניתוחים ספציפיים של העסק שלכם.
כמו כן Excel יכול לעזור לניהול תזרים המזומנים.

הקורס האינטרנטי הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש

2010-12-15T00:51:00.000+02:00

פתחנו את הקורס האינטרנטי הראשון להנהלת חשבונות לבעלי לב חלש.

הרישום חינם!

מהרו והרשמו לפני שיאזל ...

דרור

ניהול עסק: להגדיל את המוצר מבלי להגדיל עלויות

2010-11-03T15:33:00.003+02:00

אחת הטעויות הנפוצות של בעלי עסקים היא להתרכז במוצר שלהם במקום בפתרון אותו מחפשים הצרכנים. צרכנים, עפ"ר, לא מחפשים מוצר אלא פתרון.
תוכנת ניהול חשבונות לדוגמה, נותנת (גם) פתרון לחשש מרשות המיסים.
במאמר הזה נראה דרך פשוטה יחסית להגדיל את הפתרון ואת המוצר. אלו מוצרים נילווים שפיתחנו כדי לענות על הצרכים של הלקוחות שלנו. חלק מהפתרונות אינם פיתוחים שלנו – אלא שיתופי פעולה שלנו עם עסקים נוספים. בזכות שיתופי הפעולה האלו אנחנו יכולים להציע ללקוחות שלנו פתרון מלא יותר לניהול העסק שלהם, מבלי שאנחנו נצטרך לפתח מוצרים נוספים וגם לא לתמוך בהם. אנחנו יוצרים מעגלי כח כשאנחנו מקדמים את העסקים שאנחנו משתפים איתם פעולה – וגם הם מקדמים אותנו.

ייעוץ של רואי חשבון
ראינו שכספית פותרת את החשש של בעלי העסקים מהרשות למיסים. אבל יש הרבה לקוחות שחוששים להשתמש לבד בתוכנה ולקחת אחריות מלאה על הספרים שלהם. הם רוצים בעל מקצוע שיפקח עליהם וכך להשיג שתי ציפורים במכה אחת: לחסוך כסף של רואה חשבון בליווי צמוד וגם להיות בטוחים שמה שהם עושים זה נכון. לכן יצרנו קשר עם רואי חשבון ברחבי הארץ. הם רשומים באתר שלנו בדף "ייעוץ חינם". אנשי המקצוע האלו נותנים דו"ח שנתי מוזל ללקוחות שלנו וחלקם גם מוכנים לתת מענה טלפוני חינם במשך 3 חודשים לשאלות מקצועיות. הם כמובן מכירים את כספית ולכן ללקוחות שלנו קל לתקשר איתם. הלקוחות מרוצים כי הם חסכו עוד כסף וקיבלו תשובות מקצועיות. רואי החשבון מרוצים כי הם קיבלו עוד לקוחות לדו"ח השנתי ולפיקוח. ואנחנו מרוצים כי כולם מרוצים!
גביה
אחת הבעיות של עסקים רבים היא נושא הגביה. לכן אנחנו מאפשרים להכנס, דרך התוכנה לאתר של בנק ישראל כדי לבדוק אם חשבון בנק מסויים חסום או לא. פתרון נוסף הוא סליקה של כרטיסי אשראי – אנחנו עובדים עם שתי חברות שנותנות שרותי סליקה. הסליקה נעשית ישירות דרך כספית ומקלה על העברת הכסף. אנחנו לא סולקים את הכרטיסים והכסף אינו עובר דרכנו – אבל אנחנו מפשטים את תהליך הסליקה.

ניהול מועדון לקוחות
המאחד של כל הלקוחות שלנו היא העובדה שהם כולם בעלי עסקים. לכן לכולם יש לקוחות. אחד הפתרונות שהם מחפשים זו דרך לשמירת קשר עם הלקוחות שלהם. לכן התחברנו עם מוצר בשם "המועדון" שמאפשר יצירה של מועדון לקוחות. הרעיון: כספית ומועדון הלקוחות ניזונים מאותו מאגר נתונים, ולכן קל ללקוחות שלנו שמאגר הנתונים שלהם יהיה במקום אחד ולא בשני מקומות – זה חוסך עובדה וטעויות.
חתימה דיגיטלית
אנחנו מאפשרים לחתום בצורה חוקית על מסמכי מקור שנשלחים במייל באמצעות חתימה דיגיטלית. כאן שיתוף הפעולה הוא עם חברה מחו"ל (לצערי). מבחינת הלקוחות שלנו – אנחנו מאפשרים להם לחסוך כסף של הדפסה של מסמכי מקור ושליחתם בדואר. השרות הזה הוא בעלות נוספת.

שרות גיבוי
לפחות פעם בשבוע אנחנו מקבלים טלפון קורע לב מלקוח שאחרי שפירמט את המחשב נזכר שכל הנתונים של כספית, כולל הגיבוי הלכו לו... לכן חוץ מלהזכיר ללקוחות שלנו בכל הזדמנות לבצע גיבוי ולהוציא אותו מהמשרד – הוספנו גם שרות גיבוי שמאפשר לשמור את הנתונים, בצורה מוצפנת גם לשרת שלנו. במקרה הצורך – אנחנו שולפים את הגיבוי מהשרת ושולחים להם אותו במייל – כך העבודה שלהם איננה נפגמת.

תכנית שותפים
מידי פעם פונים אלינו בעלי עסקים/אתרים שהתלהבו מכספית ורוצים לשתף איתנו פעולה. אנחנו נותנים ללקוחות שלהם הטבה וכך מבטיחים שהם יספרו מי שלח אותם. כך גם השותפים האלו מקבלים מאיתנו עמלה (או מעבירים אותה ללקוחות שלהם) ואנחנו מקבלים לקוח חדש.

ראינו דוגמה לשיתופי פעולה שמחזקים את המוצר, מגדילים את התועלות שכספית נותנת ללקוחות שלה וכל זאת מבלי לדרוש מאיתנו כוח אדם נוסף. במילים אחרות: יצרנו פתרון גדול למרות שאנחנו חברה לא גדולה (יחסית...).

הגשת קובץ PCN874

2010-10-14T10:51:00.006+02:00

החל מ 1/1/2011 יצטרפו עסקים רבים לאלו החייבים בהגשת דוח מע"מ מקוון (PCN874).

1. כספית מאפשרת את הפקת הדו"ח. הדו"ח מופק כקובץ טקסט אותו צריך לשלוח לרשות המיסים.

2. את הקובץ צריך לחתום בחתימה דיגיטלית "מאושרת". החתימה היא לא "מאושרת" במובן של שמחה ועליזה, אלא שהיא "מאושרת" במובן של קיבלה אישור של גוף שלישי. רק חברה אחת מפיקה חתימות דיגיטליות מאושרות: חברת קומסיין (העלות הכרוכה בקבלת אישור ממשרד המשפטים היא אדירה. היו שתיים והשניה "פרשה" לפני מספר שנים).
יש לפנות אליהם ולתאם פגישה.
וכן, צריך להגיע באופן אישי עם המסמכים המזהים שהם דורשים. אי אפשר לקבל את החתימה במייל:
http://www.comsign.co.il/

הם בודאי עמוסים מאד (וגם כותבים כך באתר שלהם), כך שכדאי להקדים ולא לחכות לסוף השנה.

למה לי ללמוד רוסית?

2010-10-14T09:08:00.002+02:00

הפוסט הזה ממש לא קשור לתוכנת כספית ולא להנהלת חשבונות. הוא קשור לניהול זמן, אימון זיכרון ו.. לימוד רוסית.

מה דעתכם ללמוד שפה בלי להשקיע זמן וכסף בקורסים? לפני כמעט שנה גיליתי (לצערי) שאני לא נהיית צעירה והזיכרון שלי מתדרדר: אני שוכחת מילים באמצע המשפט ולכן מרגישה כמו זקנה. בתחומים בהם אני עוסקת ביום יום: הנהלת חשבונות, שיווק, הדרכות תוכנה וכו', אני שוחה. אבל שמות, מספרים וסתם למצוא את המילה הנכונה ע"מ להשלים משפט - זה מתחיל להיות בעיה.

יש היום הרבה מכונים, תוכנות, ספרים, ומשחקים שכל מטרתם לאמן את המוח. כל אלו עולים כסף וגוזלים זמן. חיפשתי דרך לאמן את המוח בלי לבזבז זמן וכסף. בהתחלה מילאתי סודוקו. עברתי מהקל, לבינוני ולקשה מאד. אבל קראתי באיזה שהוא מקום שאם משהוא קל לנו – סימן שהמוח לא עובד מספיק...וצריך לתת לו אתגרים חדשים.

אני מתרגלת יוגה אצל מורים ילידי ברית המועצות. גם רוב התלמידים שלהם דוברי רוסית. כך יצא שבמקום להרגיש יוצאת דופן ומחוץ לשיחות התחלתי ללמוד רוסית. הכלל הוא כזה: בכל פעם שאני פוגשת דובר רוסית אני אומרת לו (ברוסית כמובן) שאני לומדת רוסית ושילמד אותי מילה אחת. את המילה אני כותבת במחברת קטנה שנכנסת לתיק. אני כותבת את המילים בעברית או באנגלית (לפי העיצורים שאני צריכה). יש המון דוברי רוסית בכל מקום ולכן תוך כמעט שנה צברתי אוצר מילים של כ-200 מילים. המטרה שלי היא לראות מתי אוכל לנהל שיחה פשוטה ברוסית (עוד רחוקה הדרך).
לפעמים אומרים לי ש"את חייבת ללמוד דקדוק" – אני עונה שאני לא חייבת.
לפעמים אומרים לי ש"את חייבת ללמוד את האותיות הקיריליות" גם לזה אני עונה שאני לא חייבת כלום!

איך אני משננת את המילים החדשות?
- בסוף שעורי יוגה – אני לומדת מילים חדשות.
- בהמתנה לרכבת ובמהלך הנסיעה בה.
- כשאני צועדת ברחוב. רק צריך להסתכל על המילה והתרגום ואז לשנן אותה כמה פעמים. לכן רוב הזמן אני מסתכלת מסביב. קצת לא שפוי, אני מודעת לכך....
- בפקקים (כנ"ל).
- בנסיעות (כשאני לא נוהגת...).

הרבה מה"מורים לרגע" שלי שואלים אותי "בשביל מה את צריכה ללמוד רוסית?" אני קצת נעלבת בשביל השפה העשירה הזו. אבל הנה כמה דברים שהלימוד הזה נותן לי:
- הכי חשוב: נפתח לי צוהר לעולם חדש ומעניין. אני לומדת משהוא חדש (ולימוד שפות זה לא דבר שקל לי לעשות!). כל זאת ללא השקעת זמן!
- הזיכרון שלי השתפר פלאים וכבר אני לא שוכחת מילים באמצע המשפט.
- אני יוצרת קשר עם אנשים. לדוגמה מוכרים בחנות או שומרים ששמחים ללמד מישהו משהוא שהם יודעים.
- זה אפילו טוב לעסקים. כי זו דרך נפלאה להתחיל לדבר עם מישהו ואם הוא בעל עסק – מיד השיחה עוברת לעסקים (בעברית עדיין..).

אולי יבוא יום ואלך לכמה שעורים פרטיים ברוסית רק כדי לאחד את כל הידע שצברתי. בקיצור – מומלץ.

2010-07-25T11:09:00.001+03:00

בזמן האחרון שמתי לב שיש 3 חפצים שמייעלים לי את העבודה בצורה משמעותית. כל אחד בדרכו. אפשר להעזר בהם בכל עסק, ולא רק בבית תוכנה של הנהלת חשבונות.
אזניות לטלפון
מדובר על אזניות שמחוברות לטלפון אלחוטי רגיל. כן, הן דומות לאלו של הטלפניות במרכזי התמיכה. ההמצאה הזו שינתה את חיי (גם בבית וגם בעסק!). אני מכורה להן ברמה כזו, שחברים יודעים שאם אין לי אזניות – אני נהיית עצבנית תוך כמה דקות.... כשמדברים עם אזניות שתי הידיים חופשיות וגם הצוואר אינו נתפס! אם אתם בשיחה ולא חייבים להתרכז מאד – אפשר לתייק, להכין קפה או לעשות כל דבר אחר.
עד לא מזמן מכרו אותן בחנויות של בזק. כיוון שאני והעובדים שלי הם הצרכנים היחידים של המוצר הנפלא הזה..., בזק הפסיק למכור אותן ומצאתי חנות אחת בתל אביב שמוכרת אותן (אשמח לתת פרטים במייל info@caspit.biz). הן עולות כ-100 שח ומתאימות לטלפונים שיש להם שקע מיוחד לאזניות.
מחשב נייד
היה לי מאד קשה להוציא 3000 שח על מחשב נייד. הרי יש לי מחשב נייח מצויין. אבל זה לא אותו דבר. הנה כמה דוגמאות לא קונבנציונליות שבהן אני משתמשת בו:
· כשאני קובעת פגישה ואני מקדימה או הצד השני מאחר.
· כשאני נוסעת למפגש נטוורקינג שמתחיל בבוקר ואני לא רוצה להכנס לפקקים: אני יוצאת בשעה 6:00 מהבית בשרון. מגיעה לנס ציונה (לדוגמה) בשעה 6:45!!! עובדת על המחשב הנייד במכונית עד שפותחים את בית הקפה. כשבית הקפה נפתח – אני עוברת לשם ועובדת עד לרגע האחרון.
· הבן הצעיר שלי לומד בחוג גלישה במרינה. אני מרוויחה שם שלוש שעות של עבודה נטו שאחרת היו מבוזבזות!
· ליוותי את הבן שלי לתחרות באילת שארכה 4 ימים. בכל יום עבדתי כארבע שעות נטו! וגם כמובן נהנתי מהחופשה בעיר הדרומית.
למה אני לא משתמשת במחשב הנייד? אני לא גולשת (כמעט) באינטרנט, אלא מנצלת את הזמן לכל הדברים שיותר קשה לי להתרכז בהם. כשאני במשרד – יש כל הזמן הפרעות וקל לי לברוח אליהן כשקשה לי להתרכז. כשאני לבד עם המחשב הנייד – ללא שום הפרעות (אני מכבה את הנייד וחוזרת לכל מי שהתקשר אחרי שעת הריכוז) – הקצב מדהים.
כוס תרמית
זו לא בדיחה וזה בטח נשמע מצחיק, אבל השקעתי הרבה כסף (יחסית למה שאפשר להשיג בחינם או במקסימום 10 שח...) בכוס תרמית ממתכת (ולא מפלסטיק שסופג טעמים וריחות), שאפשר לתפעל אותה ביד אחת. קונים בחנוית קמפינג. ולמה זה טוב? לנסיעות. כמנהלת שיווק אני נוסעת המון - מוקדם בבוקר (כפי שציינתי למעלה) ומאוחר בלילה ואני פוחדת לא להיות מרוכזת בשעת הנסיעה. לכן לפני כל נסיעה אני מכינה לעצמי חליטה (בדרך כלל של תה ירוק – שהוא מעורר) ושותה אותו תוך כדי נסיעה. זה גם בריא, מעורר, טעים ואפילו בריא (כשלא שותים קפה)! שכנעתי את עצמי שזו לא כוס לכיף אלא אביזר בטיחות שעוזר לי להשאר ערנית. כך היה הרבה יותר קל לקנות אותה....
אלו הדברים שמייעלים לי את העבודה וגם הופכים אותה לנעימה יותר!

כתבה על החוק להתייעלות כלכלית שפורסה בגלובס

2009-12-25T14:16:00.002+02:00

הנה מאמר מעניין על החוק להתייעלות כלכלית שפורסה בגלובס לפני מספר חודשים:

http://www.globes.co.il/news/article.aspx?did=1000496082

דרור

שיחררנו את כספית 3

2009-12-24T19:53:00.001+02:00

אנחנו שמחים להודיע ששיחררנו את כספית גרסה 3. יש בגרסה המון שיפורים וחשוב במיוחד: התאמה לחוק להתייעלות הכלכלית שיכנס לתוקף ב 1/1/2010.
יש פרטים כאן:
http://www.caspit.biz/ver3.asp
דרור

עושים עסקים עם לקוחות

2009-12-15T12:32:00.002+02:00

ביום שאדם מהישוב פותח עסק וחושב לשתף בו את בני ביתו ו/או את חבריו הטובים, עוד לפני שהתחיל להרוויח כסף או לדאוג לכל הקשור (בנושא המרגש) הנהלת חשבונות, מופיעות מיד נשמות טובות ומציעות/דורשות/מאיימות שלא יעז לעשות את זה וש"לא עושים עסקים עם משפחה וגם לא עם חברים". נכון! גם אני חושבת שזו הצעה טובה (למרות שאפשר להציע אותה בצורה קצת יותר ידידותית לסביבה).

אבל מה עם לקוחות? אם לקוח שלכם מספק מוצר/שרות שאתם צריכים – למה לא להעזר בשרותיו? נראה לי שבעלי עסקים שכחו את האפשרות הזו, שהפחד מ"לעשות עסקים עם משפחה וחברים" עבר גם ללקוחות. לדעתי ומנסיוני, זהו רעיון נהדר שעוזר מאד לכולם:

· כל יועצי השיווק אומרים שהכי חשוב זה לשמר לקוחות: "התקשרו ללקוחות שלכם גם "סתם" כדי להתעניין בהם". הרי מה שהלקוח שלך רוצה זה להרוויח כסף. אתם לא שואלים אותם "איך העסק?" אלא תורמים לעסק שלו. כך הרווחתם שתי ציפורים במכה אחת: גם התענינתם בלקוח שלכם וגם קיבלתם מוצר/שרות שאתם צריכים.
· כעת ללקוח שלכם יש ממש אינטרס להמשיך להשתמש בשרותים/מוצר שלכם. כי הוא יודע שאתם גם משלמים לו.
· אם זה לקוח, שהלקוחות שלו יכולים להתעניין גם במוצר/שרות שלך, יש סיכוי גדול יותר שהוא יעזור לכם. למרות שהוא כמובן לא חייב...
· כשיש קשרים לא צריך פרוטקציה – יש סיכוי גדול יותר שתקבלו שרות טוב יותר מ"סתם" לקוח, שהרי הוא כבר מכיר אתכם.

הדרך הקלה ביותר לעשות את זה היא דרך רכישה של מוצר/שרות של הלקוח שלכם. אבל יכולות להיות עוד דרכים של שיתופי פעולה. אם יש לכם קהל לקוחות דומה, אפשר:

להציע הטבות הדדיות. לדוגמה: בבית קפה שמים קופונים למעדניה הסמוכה ובמעדניה יש קופונים לבית הקפה.
אנחנו מבקשים מלקוחות שלנו, שמעבירים סדנאות שקשורות לעסקים, להרצות במפגשי לקוחות שאנחנו מארגנים. הלקוח שלנו זוכה לחשיפה, ומשתתפי המפגש לומדים עוד משהוא מעבר לניהול חשבונות.

מה שאנחנו מקפידים מאד לעשות בכספית, הוא לא לתת את רשימת התפוצה של הלקוחות שלנו לגורמים חיצוניים – גם אם הם לקוחות שלנו. כדי לא להטריד את הלקוחות שלנו במייל/בטלפון.
אז בפעם הבאה שאתם רוצים שרות/מוצר שיש ללקוחות שלכם – חשבו עליהם לפני שאתם חושבים על ספק חיצוני.

בהצלחה,
אסנת

שינויים מהפכניים בהגשת דו"ח מע"מ

2009-12-10T11:51:00.004+02:00

רשות המיסים פרסמה ביום 7/12/2009 מסמך מהפכני.
בתוך שנתיים מ-1/1/2010 ועד 1/1/2012 יחוייבו כל העוסקים במשל לדווח למע"מ באופן ממוחשב.
פרטים ניתן לקרוא כאן: שינויים בשיטת הדיווח למע"מ

הנה בתמצית מה המשמעויות:

הדיווח למע"מ יהיה חודשי (ולא דוח-חודשי)
הדיווח יהיה מלווה בקובץ ממוחשב בשם PCN874.
הקובץ יכיל רשימה של כל החשבוניות שהוצאנו במהלך החודש ורשימה של כל ההוצאות.
כל חשבונית של ספק (חברת חשמל, אופיס דיפו וכו') שסכומה גדול מ-5000 ש"ח צריכה להיות מדווחת עם מספר העוסק המורשה של הספק.
את הקובץ יחתמו בחתימה דיגיטלית מאושרת וישדרו אותו למע"מ.

כספית גרסה 3 כבר תומכת בכל הדרישות של רשות המיסים ויש בה אפשרות לייצא את דוח מעמ לקובץ PCN874.

משלוח מקוון של דו"ח מע"מ

2009-11-16T23:31:00.003+02:00

רשות המיסים מנסה כבר שנים להילחם בתופעה של חשבוניות פיקטיביות. חשבונית פיקטיבית היא חשבונית שלא מייצגת הוצאה אמיתית אלא חשבונית שאין מאחוריה עסקה אמיתית. מה שעושים, הוא שקונים חשבונית כזו מנוכלים שמדפיסים חשבוניות של עסקים שלא קיימים. את החשבונית קונים בשבריר מהערך של העסקה. אחר כך מגישים דו"ח מע"מ ומזדכים על המע"מ של העסקה.

אחת הדרכים להילחם בתופעה הזו היא לרכז את כל החשבוניות שיוצאות במשק ולהצליב אותן. כלומר, אם אני מגיש למע"מ חשבונית מספר 100 של ספק שהעוסק המורשה שלו הוא 123456789 אז כמובן שהעוסק הזה היה צריך לשלם באותו החודש את המעמ של החשבונית הזו. כלומר אני צריך רשימה של כל החשבוניות שהופקו בחודש מסוים ורשימה של כל החשבוניות שהוגשו למע"מ.

החל מ 1/1/2010 מע"מ ידרוש מעסקים גדולים (= המחזור שלהם בשנת 2009 היה מעל 4 מיליון ש"ח) להגיש כל חודש (כי הם משלמים מע"מ כל חודש ולא כל חודשיים) רשימה של החשבוניות שהם הפיקו ורשימה של כל החשבוניות שהם מזדכים עליהם. את הרשימה הם יגישו בקובץ שנקרא PCN874.

בכספית גרסה 3.100 והלאה יש רשימת התנועות של דוח מעמ (נכנסים לדוח מעמ, משם לרשימת התנועות) כפתור PCN874. הכפתור הזה מייצר את קובץ PCN874 המתאים.

לדעתי, זה לא רלוונטי למרבית הלקוחות שלנו, כי מעטים מהם מגיעים למחזור של 4 מיליון ש"ח. ומי שמגיע משתמש בכספית רק להפקת חשבוניות וקבלות, ואת דוח מע"מ מפיק הרואה חשבון שלו ולא כספית.

דרור

חייבים לכם כסף? חלק שני

2009-10-26T11:43:00.003+02:00

בפוסט הקודם, הוצעו כמה שיטות כדי למנוע מראש מצב שבו לא משלמים לכם עבור הסחורה/שרות שאתם מוכרים. כמובן שהדרך הטובה ביותר היא לפנות לעורך דין/לבית המשפט. בדיון שנערך בחלק הראשון של המאמר הזה, הגענו למסקנה שהרבה פעמים העלות של עורך דין ומשפט היא הרבה יותר גבוהה מחוב של הלקוח, אז כדאי לנסות בעוד שיטה.
רציתי להציע הצעת ביניים. למקרים שהלקוח עלה לכם על העצבים, אבל לא מדובר בסכומים עם 4 אפסים ומעלה. "סתם" לקוח שלא שילם.
מצורף בזה מכתב שהשתפר במשך השנים ולמרבה הפלא הוא אפילו עובד. שלחתי אותו עד כה כ-5 פעמים ובכולן קיבלתי את הכסף די מהר (באחד המקרים הכסף נשלח באיטיות מבהילה – אבל הגיע!). לפעמים מיד אחרי שליחת המכתב הזה מתקבלת שיחת טלפון בהולה מהלקוח "אז למה לא הודעת לנו לפני ששלחת לנו את המכתב הזה?". בטח שהודעתי!!! 5 פעמים. רק לא התייחסתם אלי ורק אמרתם ש"השיק בדואר"/"נגמר לנו פנקס השקים"/"אני מחכה רק לחתימה אחת" וכד'.
הנוהל הוא כזה:

מבררים מי אמור לחתום ולשלוח את השיק (ראו בפרוט בחלק הראשון של מאמר הזה). מוצאים את הטלפון הישיר שלו ומבררים מתי הוא/היא עובדת (לפעמים מדובר באדם שמגיע שעתיים בשבוע ואם פיספסתם – צריך לחכות לשבוע הבא....).
מתקשרים חמש פעמים. מדברים יפה. השיחה אמורה להתנהל בערך כך: שלום, מדברת אסנת מ-XXXXX, אני מדברת עם לימור? מצויין. לימור שלום. בתאריך XXXXXX שלחתי לכם חשבונית מס XXXXXX. מה קורה איתה?(זה שלב התרוצים. האנשים האלו מאד יצירתיים כי זה מה שהם עושים כל היום ולכוווווווולם). הבנתי. אתקשר אלייך בעוד שלושה ימים כדי לבדוק אם שלחת לי את השיק. שיהיה לך יום נפלא, לימור".
מתקשרים שוב ביום שהבטחנו להתקשר. שומעים את אותו תרוץ שוב או תרוץ חדש. מה שחשוב הוא לא להתעצבן ולא לותר. בשביל זה צריך שלוות נפש, אבל את זה תלמדו כבר ממשהו אחר...(באופן אישי אני מתרגלת יוגה פעמיים בשבוע – זה עוזר!).
השיחה החמישית תישמע בדיוק כמו ארבע השיחות שהיו לפניה. מסיימים (כרגיל, וללא ציניות) ב"שיהיה לך יום נפלא, לימור."
כעת לא מתקשרים יותר אלא שולחים את המכתב הבא.

מבלי לפגוע בזכויות

א"נ,

הנדון: תשלום עבור כתבות
ברצוני להביא לידיעתך, שעדיין לא שילמתם לי עבור 3 כתבות שלי שהתפרסמו באתר האינטרנט שלכם בתאריכים שונים החל מאפריל 2009 .
פניתי אליכם פעמים רבות בטלפון, בפרט בתאריכים 28.5.09 ו-3.7.09 שלחתי מיילים אישית אליך בעניין זה, ולא קבלתי כל תשובה.
לאור זאת, הריני מבקשת בזה להפסיק את ההתקשרות ביננו. בכלל זה: להפסיק לאלתר את פרסום הכתבות הנוספות ששלחתי לכם, ודורשת מכם לשלם באופן מידי את יתרת החוב בסך 900 ₪ + מע"מ.
לאחר התייעצות עם היועץ המשפטי שלנו, הוחלט לפנים משורת הדין, לתת לכם הארכה נוספת עד ליום ראשון ה-25.10.09. אם התשלום לא יגיע אלינו עד לתאריך זה, נאלץ להעביר את הטיפול לערכאות. פעולה זו תגרור כמובן תשלום נוסף עבור ההוצאות המשפטיות.

בברכה,אסנת

מחכים. אני חייבת להזהיר אתכם שבכל פעם שאני קוראת אותו – אני נבהלת. כנראה זה עובד גם על אחרים!

אשמח לשמוע את החויות שלכם!

חייבים לכם כסף?

2009-10-26T11:36:00.003+02:00

אין מקטינים את הסיכויים שיהיו חייבים לכם כסף?
כעצמאים, קורה לא פעם שלוקח הרבה זמן עד שמצליחים להגיע ללקוחות פוטנציאלים. קשה לא פחות להפוך אותם ללקוחות; ולא נשכח שגם צריך לבצע את העבודה או לרכוש ולספק את הסחורה....אם לא די בכך, לפעמים גם לא משלמים לנו....זה מרגיז, מעצבן, סוחט את האנרגיות שנשארו לנו ולפעמים גם גוזל עוד כסף (שכמובן לא נכלל בחישובי העלות שלנו). אם תעלו את הבעיה הזו לאחד הפורומים, רוב הסיכויים שיענו לכם: "אתם צודקים, קחו עורך דין". התוקפניים יותר יגידו מיד: "תתבעו אותו". אואווו, רעיון גדול. איך לא חשבתי על זה קודם....בטח שחשבתי, רק שעורך דין (שכבודו על כסאו מונח) גובה הרבה כסף, והסכום שהוא גובה בדרך כלל עולה על הרווח הצנוע שהיינו אמורים להרוויח מהעסקה. בבית משפט לא בטוח שנזכה (לא תמיד הצדק יוצא לאור וה"לא משלמים הכרוניים" אלופים בלעמוד מול שופטים ולעורר את רחמיהם. לפעמים השופטים אוכלים גם את זה..."). לפעמים השופט אומר שהנתבע אכן אשם והוא אכן צריך לשלם, אבל כדי שהוא לא יהיה ממש פגוש, הוא לא צריך לשלם לנו את הוצאות המשפט והתשלום לעורך הדין..... כלומר גם ניצחנו במשפט וגם הפסדנו כסף. בקיצור – זה רעיון לא רע, כשמדובר בהרבה כסף ויש לכם הרבה זמן ועצבים של ברזל.
כדי למנוע מצב שלא משלמים לכם, נסו לגבות תשלום מראש. טוב, אני רואה את החיוך המריר שלכם עד כאן. גם אני חשבתי ככה. אבל אם תחשבו רגע נוסף תראו שאתם משלמים על הרבה מוצרים/שרותים מראש! כשמדובר בכרטיס אשראי – קל מאד לגבות מראש.

הבעיה הגדולה ביותר (שאני נתקלתי בה) היא של סדנאות/קורסים, שלא כל הנרשמים מגיעים. הנרשמים אפילו לא בורחים, והם מתכוונים להגיע לקורס הבא, רק שאולי לא היה כדאי לפתוח את הקורס עם הרשמה דלה כזו. לפני כמה חודשים, נרשמתי (בלי לשלם מראש) לקורס. היו אמורים להגיע 8 אנשים (אני יודעת כי היו מסודרים 8 תגי שם על השולחן, ו-8 תיקים חדשים). הגיעו רק 5. לנו זה היה נפלא ללמוד בקורס מלא עם מעט אנשים, אבל אני לא בטוחה שבעלת העסק היתה פותחת את הקורס לו היתה יודעת מראש שרק 5 יגיעו.לכן כדאי במקרה כזה לדרוש לפחות חלק מהתשלום מראש במזומן (אם האדם מוכן לבוא ולשלם במקום); או בשיק (ואין בעיה לא להפקיד אותו עד שישלמו בדרך אחרת); או בעזרת כרטיס אשראי. יש היום המון חברות שמציעות סליקה זולה, עם עמלה בסיסית נמוכה מאד ועלות נמוכה חד פעמית של פתיחת מסוף. נכון שהם לא סולקים את כל כרטיסי האשראי, אבל הם פותרים חלק גדול מהבעיה.
אם אתם עובדים מול מוסד ציבורי או חברה גדולה ואין מה לדבר על תשלום מראש, אפשר לסכם שיתנו לכם שיק בסוף הפעילות או "במעמד מתן הסחורה". השיק יכול להיות "שוטף+30" או "שוטף+60", אבל העיקר שיהיה שיק. כי שיק שחזר – אפשר להעביר ישירות להוצאה לפועל (ללא תיווך של בתי משפט ועורכי דין) וכאן יש הרבה פחות מקום לתרוצים!
אם גם זה לא עובד ואתם חייבים לשלוח חשבונית ורק אז לקבל את התשלום, חשוב מאד לעבוד לפי השלבים הבאים:

שלחו הצעת מחיר ממוספרת (יש בכספית וברוב התוכנות להנהלת חשבונות).
סכמו את הסכום ואת מועד התשלום.שלחו הזמנת עבודה ממוספרת (גם אותה יש ברוב התוכנות להנהלת חשבונות).
בררו עם מי שהזמין את העבודה מי אמור לחתום על השיק. במוסדות גדולים זה בדרך כלל לא מי שמזמין את העבודה/סחורה. בקשו את השם שלו והטלפון הישיר שלו.
אל תמשיכו עד שתקבלו את הזמנת העבודה חתומה על ידו.
אל תתעצלו! התקשרו לחותם וודאו שהוא זה שיחתום על השיק. הטלפון הזה יכול לחסוך לכם הרבה זמן ועצבים בהמשך. אם לא הגעתם לאדם הנכון, אפשר לכווצ'ץ' את הזמנת העבודה החתומה והיפה שקיבלתם ולתייק אותה בפח!
אם יש לכם הזמנת עבודה חתומה על ידי מי שאמור לשלם לכם, אתם יכולים לעבוד/לשלוח את הסחורה.

בפוסט הבא נלמד מה עושים אם הכל לא עזר ובכל זאת לא שילמו לכם...

אשמח לשמוע את החוויות שלכם, אסנת.

המוסך

2009-10-05T12:02:00.004+02:00

מזלי הגרוע זימן לי להיות השנה 11 פעמים (בנתיים....) במוסך בגלל כרית האויר שמסרבת לעבוד ברציפות מעל יומיים.
בפעמים הראשונות הייתי מגיעה עצבנית וקוראת את כל העיתונים שנשארו בחדר ההמתנה בחודשים האחרונים.
כיוון שהבעיה לא נפתרה במוסכים הרגילים של פז'ו, התחלתי לעלות בסולם המוסכים: ממוסך לא מוכר למוסך מוכר, למוסך רשמי, למוסך האזורי ומשם הגעתי לפסגה: המוסך המרכזי! מחיר הטיפול עלה בהתאם, גם העצבנות שלי וגם הסטנדרטים של חדר ההמתנה: מחדר מסריח עם הפקידה היחידה של המוסך, שבו בעל המוסך בכבודו ובעצמו בא להודיע לי שהאוטו מוכן, עברתי לחדר ממוזג עם טלביזיה. במוסך הראשי כבר היתה שתיה חמה חינם, הטיפול כולל ניקוי יסודי של המכונית (והאמינו לי שיש אצלי מה לנקות שם) ולמרות הכל הנורהשל כרית האויר ממשיכה לדלוק! אחרי טיפול במוסך האזורי היא דלקה מיד אחרי שהתנעתי את המכונית (אז הם באו אלי הביתה למחרת, לקחו אותה, החזירו אותה נקיה ו...אחרי יום הנורה נדלקה שוב!). אחרי המוסך המרכזי, כרית האויר היתה מוכנה לפעולה יומיים תמימים. כבר היו לי יסורי מצפון. אמרתי לילדים שאם היא תחזיק מעמד חודש – אשלח מכתב התנצלות למוסך על ההתנהגות הבלתי הולמת שלי:
החל מהפעם החמישית שלי במוסכים אני באה עצבנית (כאמור) ומסבירה את הבעיה. מנהל העבודה אומר לי "אל תדאגי". זה השלב שבו אני מתחילה לדאוג. ואז הוא מוסיף להלחיץ ולאמר שיש לו אנשי מקצוע שמתמחים בחשמל ושיש להם מחשב מיוחד שבודק את מנגנון כרית האויר. הוא מבטיח שיבדקו, יזהו את הבעיה ויפתרו אותה. לא לדאוג. אני מעירה הערה עצבנית והולכת לחדר ההמתנה.
החל מהפעם השמינית עליתי על משהוא חדש. אני בעצם קהל כלוא! אין לי לאן (ואיך) לצאת מהמקום. זו הזדמנות מצויינת לעשות את כל מה שרציתי לעשות ולא היה לי זמן. זה אומר: בדיקות של הגרסה החדשה של כספית, כתיבת מאמרי הנהלת חשבונות ופוסטים (כמו הפוסט הזה), קריאה של חומר שיווקי שממתין ל"יום הגדול" שבו יהיה לי זמן לקרוא אותו. פתאום נהייתי אופטימית. אני קמה מקודם בבוקר (5:45!!!) כדי להיות בדיוק ב-7:00 במוסך. אני יכולה לאמר לכם – לאור הנסיון הרב שצברתי בשנה האחרונה, שלמוסכים הרשמיים אין טעם להגיע יותר מרבע שעה לאחר הפתיחה – התור כבר עצום! אני מכינה לי תיק, שדי דומה תיק של פיקניק: פירות, ארוחת צהריים, בקבוק סודה – שיהיה משהוא לנשנש ולשתות. מעמיסה: מחשב נייד (מומלץ להביא גם כבל מאריך – כי לא תמיד השקע קרוב למקום שבו נוח לשבת). כדאי להביא גם משהו חם ללבוש (גם אם מדובר באמצע הקיץ!) כי בחדרי ההמתנה של המוסכים הגבוהים ממש קר! חשוב כמובן להביא מחברת עם רשימת המטלות ואת המסמכים/תוכנה שיש לבדוק. וזהו!
תשמעו! זה הפך להיות היום היעיל ביותר של החודש! המנכ"ל פשוט צובר לי רשימות ליום המוסך החודשי שלי. כי הוא יודע שהכל יתוקתק שם. והכל טס! אני מגיעה כאמור בדיוק ב-7:00. מברכת את העובדים לשלום, מוצאת את המקום הנוח ביותר בחדר ההמתנה. אז אני מחברת את המחשב הנייד לשקע, מארגנת לי את האוכל, לובשת סווטשר, מקרבת אלי את פח האשפה המעוצב - אילתור מוצלח לשולחן שעליו כדאי להניח את המחשב (בביקור הראשון שלי במוסך המרכזי אמר לי מנהל העבודה שלא מומלץ לשים מחשב נייד על הברכיים. זה לא בריא. אבל אין להם שולחן....).
המאמר הזה למשל, נכתב בביקור ה-11 שלי במוסך. אני יושבת בחדר ההמתנה עם 7 גברים נוספים שלא מוציאים הגה, בוהים בחלל או בעיתון ומריצה דברים. מעניין איך היה נראה חדר ההמתנה עם רוב נשי!! בסוף יום העבודה, אני נכנסת מותשת למכונית המבריקה, בודקת שלעת עתה הנורית איננה דולקת, מברכת שוב את העובדים לשלום ולהתראות ונוסעת. אני כבר מרגישה כמו חלק מהצוות של המוסך, בהבדל קטן: להם המוסך משלם ואילו אני משלמת למוסך...
הדברים הגיעו לידי כך שמנכ"ל כספית איים עלי שגם אם כרית האויר תתוקן בעזרת השם (כנראה רק הוא יכול לעזור לנו)– הוא ישלח אותי למוסך לפעם בחודש!

2009-09-06T00:05:00.002+03:00

אני בטוחה שלחברות שמארגנות משלחות לטיפוס הרים על הקילומנג'רו ושייט במימיו הסוערים של האמזונס יש סיפורי לקוחות מרתקים. אבל מתברר שגם לנו, כולה תוכנה להנהלת חשבונות, יש מידי פעם איזה סיפור מעניין שבו המציאות עולה על הדמיון.

בדרך כלל חיינו העסקיים נעים על מי מנוחות: בעלי עסקים שמתעניינים בתוכנת כספית, לקוחות שרוצים לשאול "שאלה קטנה" ולקוחות חדשים שמעדיפים לרכוש רשיון בטלפון על פני רכישה באתר. סטנדרטי. אפילו לא עובדים אצלינו שעות נוספות...

לפני כמה שבועות קיבלתי הודעה משרות הלקוחות שלנו שלקוחה מבקשת לדבר עם הבעלים. התקשרתי אליה. היא הודתה בנימוס שחזרתי אליה ומיד שאלה: "אתם יהודים?"

אני חייבת להודות שב-46 השנים האחרונות לא נשאלתי את השאלה הזו בארץ הקודש (בחו"ל דוקא כן!). עניתי לה ללא היסוס ש"כן" וניסיתי להבין מה מטרת השאלה. בעוד אני מהרהרת בשורשי היהודיים בפולין, בגרמניה ואפילו בחבש הגיעה השאלה השניה: "אז למה יש לכם צלב בתוכנה?"

את זה כבר לא הבנתי וביקשתי הסבר קצר. ההסבר לא איחר להגיע – כלומר אותה שאלה רק מזוית אחרת: "אני אישה חרדית שמשתמשת בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם. אני מאד מרוצה ממנה – כספית חוסכת לי זמן וכסף. אבל אני לא יכולה להמליץ עליה לחברים חרדים שלי כי יש בה צלב!".

עוד כמה שאלות והבנתי בדיוק למה היא מתכוונת: האייקון שלנו הוא בצורה של הסימן פלוס "+" והסימן הזה אכן מזכיר את הצלב (למרות שאינם זהים, כיוון שהקו האנכי בצלב ארוך יותר מהקו של הסימן פלוס).

הסברתי לה את ההבדלים בין שני הסימנים, אבל היתה לי תחושה שלא ממש שכנעתי אותה והיא חשבה ש"מורחים אותה". כמוצא של פשרה, הצעתי לה לשנות את האייקון מאייקון שהושקע בעיצוב שלו, לאייקון סטנדרטי של מייקרוסופט. זה כבר נראה פתרון הוגן והגברת היתה מרוצה מהפתרון!

אז מי אמר שהנהלת חשבונות זה משעמם???

חתימה דיגיטלית

2009-09-02T09:14:00.009+03:00

בתקופה האחרונה אני שומע מהרבה לקוחות בקשה לאפשר להם לשלוח חשבוניות במייל.

הנושא סבוך ורציתי לומר מספר מילים בעניין:

כאשר אנחנו אומרים "לשלוח חשבונית במייל" צריך להגדיר האם אנחנו מתכוונים לחשבונית מקור או לחשבונית העתק.

הפשוט יותר הוא חשבונית העתק.

בדרך כלל מדברים עם הלקוח והוא מסכים לקבל את ההעתק ולשלם אותו.

אנחנו משתמשים בכספית בכדי לשלוח את ההעתק של החשבונית במייל ובמקביל מדפיסים את המקור לנייר ושולחים אותו בדואר:

1. מפיקים את החשבונית בכספית ומדפיסים אותה.

2. אחרי שהחשבונית הודפסה נכנסים שנית לחשבונית ולוחצים על הכפתור שלח במייל".

כספית תיצור העתק של החשבונית ותפתח לנו את OUTLOOK.

המקרה המסובך יותר הוא המשלוח של המקור במייל.

היתרונות הם החסכון בזמן של ההדפסה, הכנת המעטפה, כתיבת הכתובת, למצוא תיבת דואר והזמן שלוקח לחשבונית להגיע ללקוח.

מצד שני, אי אפשר לשלוח סתם ככה את המקור במייל. החוק מחייב אותנו לחתום את החשבונית בחתימה דיגיטלית.

הוא מחייב עוד מספר דברים:

1. הלקוח צריך להסכים לקבל חשבונית ממוחשבת. אני רוצה להדגיש: אי אפשר להכריח את הלקוח לקבל חתימה דיגיטלית. גם אי אפשר לשלוח אליו את החשבונית בלי שהוא הסכים בכתב.

2. צריך להודיע לפקיד השומה.

3. צריך לכתוב על החשבונית מסמך ממוחשב.

4. צריך לשמור את החשבונית בתור קובץ על המחשב כחלק מהנהלת החשבונות שלנו. הדפסה לנייר והתיוק של הנייר לא מספקות.

איך חותמים בחתימה דיגיטלית?

לאחרונה הוספנו לכספית מודול חתימה דיגיטלית שמאפשר לנו לחתום את החשבונית עם חתימה דיגיטלית.

בעזרת המודול אפשר ליצור חשבונית מקור ולחתום אותה עם החתימה הדיגיטלית שלנו.

הנה דוגמה:

שמעתי מחבר על פיתרון הרבה יותר קל ...
הוא מדפיס את החשבונית למדפסת PDF ושולח את ה-PDF של המקור ללקוח. מדפסת PDF היא בחינם ואין שום עלויות. למה לשלם עבור החתימה הדיגיטלית?
ובכן, מה שהחבר שלך עושה הוא לא 100% חוקי:
מכיוון שהוא לא חתם את ה-PDF עם חתימה דיגיטלית הוא לא יכול לשמש מקור.
לכן הוא צריך גם להדפיס את המקור ולשלוח אותו בדואר רגיל.
ואם הוא עושה את זה, אז זה בדיוק זהה למה שהצעתי באופציה א' לעיל: משלוח העתק במייל.

נקודה חשובה:
שם לב, שהחבר שלך שלח ללקוח שני "מקורות". זה לא חוקי שלחשבונית אחת יהיו שני "מקורות".

מה העלויות?

עלות המודול: 580 ש"ח + מע"מ. הוא כולל מדפסת מיוחדת שמחתימה דיגיטלית ו certificate (שהוא הוא החתימה הדיגיטלית שלנו).

האם זה כדאי? האם זה כדאי כלכלית?

אם חשוב לך להראות מתקדם מבחינה טכנולוגית, או שכל התהליך של הדפסה לנייר ומשלוח בדואר ממיק לך, זה הפיתרון.

מבחינה כלכלית ...
אנחנו מחשבים עלות של כ-3 ש"ח למשלוח חשבונית בדואר (העלות של הניר, ההדפסה, המעטפה, הבול, הזמן).
לפי זה כיסינו את העלות אחרי כ-193 חשבוניות. בעסק, בדרך כלל מצפים להחזר השקעה של שנה עד שנה וחצי. כלומר, הפיתרון כדאי אם אתה שולח כ-130 חשבונית בשנה או יותר.

אני רוצה! מה עכשיו?

פנו אלינו לקבל פרטים: support@caspit.biz

דרור

קישורים חיצוניים: שף פרטי

שינוי אחוז המע"מ יולי 2009

2009-07-01T11:02:00.006+03:00

ושוב משנים באוצר את אחוז המע"מ.

למי שמעניין אותו הנה היסטוריה קצרה של אחוז המע"מ:

תאריך	אחוז המע"מ
1/7/2002	18
1/3/2004	17
1/9/2005	16.5
1/7/2006	15.5
1/7/2009	16.5

אפשר לקבל מידע נוסף על שינוי המע"מ וההפעלה של כספית בפורום התמיכה של כספית.

רשות המיסים פרסמה מספר הנחיות שרלוונטית למשתמשים של כספית:

פורסם חוזר מע"מ מס' 2/2009 בנושא עדכון סכום החזרי מע"מ לפי תקנה 23(ג)

עודכנו סכומים ושיעורים במע"מ

עודכן נוהל מע"מ מס' 15 בנושא החזר מס תשומות

הנהלת חשבונות, תחבורה והוצאות רכב

2009-06-16T08:35:00.005+03:00

לרובינו מכונית שניה שעומדת בגאווה ליד הבית היא חלק מהחיים, וקשה לחשוב על החיים בלעדיה. אבל אם מסתכלים עליה מנקודת מבט של ניהול חשבונות העסק שלנו – הדברים לא כל כך ברורים!
ההוצאות על המכונית שמשמשת גם את העסק וגם לצרכים פרטיים מוכרות רק בחלקן. מע"מ מכיר רק ב-2/3 מההוצאה ומס הכנסה משנה את החוקים מידי פעם בפעם. בכל מקרה גם מס הכנסה לא מכיר בחלק ניכר מהוצאות הרכב הפרטי (ולא יעזור להסביר שרוב הנסיעות הארוכות הן לצרכי העסק והנסיעות לסופר הן קצרות יותר...).
מצד שני, נסיעה בתחבורה הציבורית: מוניות, אוטובוסים ורכבת מוכרים מהשקל הראשון!
אם לוקחים בחשבון את ההוצאה הכוללת של מכונית: ההשקעה הראשונית, ביטוחים, תיקונים וכמובן דלק וחניה יוצא שההוצאה על מכונית שנוסעת מעט היא לפחות 2000-3000 שח בחודש (תלוי בסוג הרכב ובשנת הייצור).
ומה עם הזמן שצריך להשקיע בלקחת את המכונית למוסך ולמכון הרישוי?
יוצא שאם יש זוג עצמאים מצליחים להסתדר (בחיים בכלל ו-) עם מכונית אחת, ואת כל שאר הנסיעות הם עושים בעזרת תחבורה ציבורית החיסכון הוא אדיר:

• המכונית היחידה תנוצל יותר ולכן חלק גדול יותר מההוצאות שלה יוכר.

• חוסכים את ההשקעה הראשונית במכונית שניה (שממילא היתה מנוצלת פחות).

• מנסים (וזה החלק הקשה) לא לעשות חשבון על מוניות!

• כל ההוצאות על התחבורה הציבורית מוכרות לצרכי העסק.

למי שגר בעיר, שבה המרחקים קצרים והתחבורה הציבורית טובה (והחניה יקרה) החיסכון הוא משמעותי ביותר. אבל גם לזוג כמונו שגרים מחוץ לעיר, לא מגיע לתחבורה ציבורית בעלות של 1500 שח לחודש ולכן גם אנחנו חוסכים ובגדול!

נשארה רק נקודה אחת קטנה:

חשבתם שאפשר להגיש את כרטיסי הנסיעה ברכבת ובאוטובוסים כהוצאה? אז זהו שלא! אלו כרטיסים בלבד ולא רשום עליהם "חשבונית מס/קבלה" ולכן הם אינם כאלו!
כדי לקבל חשבוניות מס מרכבת ישראל, מאגד או מדן, צריך לשלוח אליהם את הכרטיסים והם ישלחו לכם בדואר את החשבונית המיוחלת.

כדאי לשים שקית קטנה בתיק ולאסוף לתוכה את הכרטיסים. פעם בחודש שולחים את כל התכולה (רצוי עם סיכום של הכרטיסים – כדי להקל על הפקידים שם...) ומבקשים חשבונית/קבלה.

הנה הכתובות שאליהן שולחים את הכרטיסים:

דן:

03-6933333 שלוחה 7 – הנהלת חשבונות דן

בניני הדר דפנה- לידי הנהלת חשבונות לידי ריקי

שאול המלך 39/41 ת"ד 33038 תל אביב 64928

אגד:

מחלקת לקוחות אגד - לידי בועז ת.ד 43קרית שדה התעופה נתב"ג70150

רכבת :

רכבת ישראל – לידי גב' לאה שלפמן אגף הכספים רח' חטיבת גולני 1ת.ד. 1481חיפה 31014

האם אתה מקבל תשלומים בכרטיס אשראי?

2009-05-15T22:51:00.009+03:00

אסנת חזרה אתמול מהפגישה הראשונה של קורס שהיא משתתפת בו. היא סיפרה לי שמתוך 8 נרשמים הגיעו רק 5 משתתפים.
וזאת למרות שמנהלת הקורס התקשרה אל אוסי מספר פעמים לוודא שהיא מגיעה לקורס.

מדוע זה קורה?

פשוט מאד, משום שלמשתתפים אין מחויבות. הם לא שילמו דמי קדימה ולכן לא מרגישים חובה להגיע.

ומדוע הם לא שילמו דמי קדימה?

משום שמנהלת הקורס מקבל רק שיקים ומזומן, אבל לא מקבלת תשלום בכרטיסי אשראי.

וכאן אנחנו מגיעים למה שרציתי לדבר עליו.

אם מנהלת הקורס הייתה מקבלת כרטיסי אשראי, אז היא הייתה יכולה בקלות לגבות דמי קדימה מהמשתתפים. העניין הוא גם טכני וגם נפשי:

כרטיס אשראי אפשר לקבל דרך הטלפון, שיק לא.
וכמה יותר קל לבקש מספר של כרטיס אשראי מאשר לשכנע את הלקוח לשלוח דמי קדימה בשיק.

ומה צריך לעשות בכדי לסלוק כרטיסי אשראי?

זה כל כך פשוט.

אנחנו בכספית חברנו לחברת EZPAY והיום אפשר לסלוק כרטיסי אשראי דרך כספית.

התהליך פשוט מאד. פונים אלינו ואנחנו נבקש מ EZPAY לשלוח אליך (הביתה או לעסק) נציג שלהם שיחתים אותך על המסמכים הדרושים. תוך כשבוע עד שבועיים, תקבל מספר ספק מהם שאותו תכניס לכספית.
העלות היא מזערית: ~~220~~ 350 ש"ח (מעודכן ל 15/12/2010) חד פעמי לפתיחת מספר ספק (כמו שאמרתי, הם שולחים את הנציג שלהם אליך הביתה. חיסכון אדיר של זמן וכסף) ותשלום של 2.5% מהסכום שנסלק. אין עלויות חודשיות ומשלמים רק אם סולקים!
מייד לאחר שמתחילים לסלוק לא מבינים איך אפשר להסתדר בלי הסליקה. מעתה אפשר לקבל הזמנות בטלפון בביטחון בלי לחכות לשיק, אפשר לתת ללקוחות תשלומים בקלות בלי צורך שהם יכתבו שיקים, ואין חשש משיקים חוזרים.
יתרון נוסף:
הלקוחות גם כל כך מתורגלים לשלוף את כרטיס הפלסטיק ולשלם, שחוסכים את כל אי הנעימות בקטע שבו מבקשים מהלקוח להתיישב ולכתוב שיק, והוא קולט כמה באמת עולה לו מה שהוא הזמין.
בקיצור עולם חדש.
אז למה לא להתחיל לסלוק כבר היום?
דרור

הרומן שלי עם כספית

2009-05-14T14:22:00.001+03:00

אסנת ודרור יקרים,
תרשו לי להדחף לכם לבלוג ולספר איך אני מנהלת את החשבונות בעסק שלי.
כשהקמתי את העסק (קידום אתרים באינטרנט), היה לי בטחון רב בתחום המקצועי, אבל חששות גדולים לגבי כל הבירוקרטיה הקשורה בניהול העסק. המחשבה על ההתנהלות הנדרשת מול רשויות המס, גרמה לי למחנק. אני שונאת את ההתעסקויות האלה, שונאת לנהל כספים, וכל חוק או תקנה שקשורים להנהלת חשבונות, נכנסים לי מאוזן אחת ויוצאים מהשניה.
בשלב הראשון, שכרתי שירותים של רואה חשבון. קיבלתי ממנו הנחיות לגבי פתיחת תיקים ברשויות המס, רכישת פנקסי חשבוניות וקבלות, אופן המילוי שלהם, חישוב המע"מ, הגשת החשבוניות אליו אחת לחודש וכו'. ואז התחלתי: עשיתי את כל הטעויות האפשריות! כל חודש הייתי מקבלת שיחת טלפון חמוצה מרואה החשבון. פעם שכחתי להחשיב את המע"מ, פעם דילגתי על חשבונית, פעם שכחתי למלא שדה שחייבים ופעם דיווחתי על עסקאות באיחור של חודש.
תהיתי אם אין דרך פשוטה יותר, ולמה כל כך קשה לי. יכול להיות שאני סתומה מידי בשביל לנהל עסק?
שמעתי על תוכנות ניהול חשבונות, אבל למרות שאני אשת מחשבים, אני שונאת להתעסק עם תוכנות חדשות. לכי תתקיני, תאתחלי נתונים, תשלטי בכל האופציות, תתברברי בתפריטים, יתקע לך, יפול לך. לא בשבילי לעבוד בשביל תוכנה.
ואז הכרתי את אסנת... שסיפרה לי על תוכנת כספית. לקחו לי כמה חודשים לאזור אומץ ולהתקין אותה לניסוי. ההתקנה לקחה דקה אחת, את ההגדרות הראשוניות עשתה עבורי הבחורה הנחמדה משירות הלקוחות של כספית. היא גם הסבירה לי איך להשתמש בכספית. אבל כמעט ולא היה צורך בהסברים. כספית היא כל כך פשוטה, ברורה וידידותית למשתמש. השימוש בה עוזר לאנשים כמוני לא לעשות טעויות. הוא פשוט לא מאפשר לך לטעות. במקום שתרעד לי העט על פנקס החשבוניות (שנראה לי עכשיו כל כך מיושן ופרימיטיבי), אני מקישה לי באלגנטיות את הסכומים בתוכנה. כספית משלימה עבורי את כל הפרטים, מנהלת עבורי את כל המסמכים, מייצרת עבורי את דוחות המע"מ והמקדמות למס הכנסה, מנהלת לי מאגר תנועות שעושה לי סדר בעבודה. ו.. יש עוד המון תכונות שאני מודה שאני לא משתמשת בהן. אני לא ממש פריקית של מאזנים ודוחות. אני עושה את מה שחייבים. וזה כל כך קל ומהיר. הודעתי לרואה החשבון שלי, שמעכשיו הוא יוכל לנזוף בי רק פעם בשנה, לקראת הדוח השנתי. ואתם יודעים מה, נדמה לי שאני לא אקבל נזיפות. נדמה לי שעשיתי את זה כמו שצריך.

2009-05-04T15:29:00.006+03:00

והפעם, מסר מאסנת סדן ...

מותק, כולם השתגעו?הלו, יש כאן מישהו שפוי?

חזרנו לפני כחצי שנה מהפלגה משפחתית של שנה. בקטן הכל טוב: הילדים מאושרים שההורים שלהם חזרו סוף סוף לשפיות זמנית ומתנהגים (לפחות למראית עין....) כמו שאר ההורים. בשבילם החיים הסטנדרטיים – הם הם החיים האמיתיים! בעלי שיחיה עשה switch בשכל וגם הוא נהנה מחיי העשייה. ורק אני, שבכלל לא חלמתי על ההפלגה הזו, לא מבינה מה אני עושה כאן. כלומר בקטן גם לי הכל טוב: כספית, העסק (תוכנה להנהלת חשבונות) הולכת מצויין (המיתון עושה לנו טוב!), הזוגיות פורחת (דוקא בזכות העסק והעבודה המשותפת שחדשה לנו), הבית מתוקתק ואני חברה ב"אגודת הפירות האקזוטיים" ושותלת כל היום עצים עם שמות (וטעם) מוזרים. כלומר, בקטן הכל בסדר. אבל בגדול אני לא מבינה מה אנחנו עושים כאן בכלל!

כשאני מסתכלת מסביב ומלמעלה על החיים שלנו, אני רואה (כמעט) רק טרוף: אנחנו מתייעלים כל הזמן, עובדים יותר, מרוויחים יותר וקונים עוד דברים שבכלל לא צריך!

יש לנו בית יפה וגדול במושב. זה היה חלום חיי (לפני שנדבקנו בחיידק הים). היום הוא נראה לי היכל שצריך לעבוד אותו! ו...לא, אין לנו משכנתא! אבל צריך לקנות פינת ישיבה חדשה לטלביזיה, ופינת ישיבה חדשה לסלון, ולצבוע את הקירות, ולסדר את הבית ואת הארונות, ולנקות (אוף, זה לא נגמר!), ולעבוד בגינה (טוב, את זה כבר אמרתי שאני אוהבת....). בים לא היינו צריכים את כל הדברים האלו. היתה פינת ישיבה אחת ששימשה כפינת אוכל, פינת טלביזיה, סלון, משרד וחדר ישיבות.... היו מעט דברים ולכן לא היה צריך לסדר אותם כל הזמן. לא היתה לנו מכונית (כשעוגנים נוסעים באוטובוס או הולכים הרבה ברגל), לא היינו בחוגים (אבל למדנו המון דברים חדשים!), לא יצאנו לחופש (טוב, נו בטח! היינו בחופש של שנה....) וגם לא ישבנו בבתי קפה. אכלנו אוכל בריא (כי קנינו פירות וירקות טריים בשווקים ובישלנו אותם בכיף ביחד). בכלל, החיים בריאים כי אוכלים אוכל טרי ולא מעובד (כי יש זמן לבשל), צועדים הרבה (כי אין מכונית), נושמים אויר צח (ולא תקועים כל הזמן במשרד/בית). חיינו לא רע מהשכרת הבית (הגדול) ומהעסק (שכן, גם הוא צמח כשהיינו בים!). ו...מה צריך יותר?

הסתכלו רגע על קנייה של ספר. כמה הוא עולה לנו באמת? יש את המחיר של הספר (לא נורא!). אבל את הספר צריך לשים על מדף, והמדף הוא חלק מארון והארון תופס מקום בבית, לא? וכל זה עם ספרים שכבר קראנו ואין מצב שנקרא אותם שוב! אנחנו ממלאים את הבית ב"דברים" (שברובם אנחנו לא משתמשים ורק מחכים ל"יום הגדול" שבו נשתמש בהם סוף סוף). הבית מתמלא וכבר אין מקום ואנחנו "חייבים" לעבור לבית יותר גדול כדי לאחסן שם את כל הדברים שאנחנו לא צריכים! במרינה במרמריס לדוגמה יש ספריה. אין ספרן והספריה פתוחה המון שעות. אפשר לבוא מתי שרוצים לקחת כמה ספרים שרוצים ואפילו לא צריך להחזיר אותם (כי הרי אין ספרן!). ולא תאמינו: מספר הספרים בספריה רק גדל! למה? כי אין מקום בסירות להרבה ספרים ולכן אם לקחתי כמה ספרים מהספריה – אדאג גם לתרום כמה ספרים שאני כבר ממילא לא מתכוונת לקרוא שוב.

או בואו נסתכל לרגע על חופשה בחו"ל. חשבתם כמה חודשים לוקח לנו לחסוך כסף לחופשה של כמה ימים? השאלה היא לא בכמה זמן אנחנו מרווחים את הסכום הזה, אלא כמה זמן לוקח לנו לשים את כל הכסף הזה בצד! אולי אם היינו מורידים הילוך בעבודה ולא אוספים את הכסף כדי לשרוף אותו על כרטיסי טיסה ובתי קפה בחו"ל, אולי בכלל לא היינו צריכים את החופשה הזו "כדי למלא מצברים". הרי המצברים לא היו בכלל מתרוקנים! וכשיוצאים לחופשה כזו ו"ממלאים את המצברים", יומיים אחרי שחוזרים לבית המשוגעים שלנו וכבר מזמן שכחנו איך שתינו קפה הפוך ואכלנו קרואסון חמאה בשאנז אליזה בפריז...

התובנה הכי חשובה שהיתה לי בהפלגה הזו היא שכמו שאנחנו מתרגלים בקלות לטוב, אנחנו יכולים להתרגל די בקלות לרע (טוב, לא ממש רע!). האדם הוא יצור סגלתן ויכול להתרגל גם להורדה בתנאים (בתנאי שהוא לא מרחם על עצמו כמובן!). הנה דוגמה: יש לנו אמבטיה בבית. אמבטיה חמה עם קצף בחורף נחשבת בעיני לצ'ופר. ג'אקוזי זה ממש פינוק! בסירה היה לנו תא שרותים/מקלחת זעיר, שבקושי אפשר לשלוף את ה"שפורפרת" מהכיור ולהתקלח. בפעם הראשונה שנכנסתי ל"בון בון" (הסירה שלנו) נדהמתי מהמקלחת הזעירה והצהרתי בבטחון ש"אין מצב שאני אתקלח בחור הזה!".

דוד המים החיים התקלקל והוצאנו אותו ולכן לא היו מים חמים כל הקיץ. היו ימים שהיינו צריכים לחסוך מים ובכלל לא יכולנו להרשות לעצמנו להתקלח. אחרי כמה חודשים טובים בים, בהם מקלחת לא היתה דבר מובן מאליו, הייתי מאושרת כשהקפיטן הרשה לי (בתור האישה היחידה על הסיפון...) מקלחות אקסטרא (קצרות מאד כמובן). אין לכם מושג כמה נהנתי מהן! הרבה יותר מהאמבטיות המפנקות של בחורף בבית הגדול!

בקיצור, אחרי שנה בים, אני חושבת שאנחנו משקיעים המון אנרגיה בדברים מיותרים לחלוטין. נראה לי שכולם מסביב השתגעו! יש אולי בקהל עוד מישהו ששם לב לזה??

כספית+ לעמותות

2009-01-21T16:53:00.003+02:00

כספית+ לעמותות

כספית+ לעמותות היא גרסה מיוחדת של כספית התוכנה הקלה והפשוטה להנהלת חשבונות שהותאמה במיוחד לעמותות. מאחר שעמותות אינן רשאיות להפיק חשבוניות החלפנו את המסמכים באופן הבא:
1. חשבון – מחליף את החשבונית בגרסה של עוסק מורשה
2. חשבון/קבלה – מחליף את חשבונית/קבלה
בכספית+עמותות היכולות הבאות:
1. ניהול לקוחות – כולל כרטיס לקוח ויתרת לקוחות
2. ניהול ספקים – כולל כרטיס ספק ויתרת ספק
3. דו"ח רווח והפסד – ההכנסות מבוססות על קבלות ולא על חשבוניות.
4. ניהול של רשימת פריטים.
5. משלוח של מסמכים (כמו חשבונות וקבלות) במייל.
6. קליטת הכנסות מפנקס קבלות ידני
כספית רשומה במרשם התוכנות של רשות המיסים כחוק.

המסך הראשי
המסך הראשי מאפשר גישה לכל המסכים הדרושים להפעלה של התוכנה:

הכפתורים שבמסך הראשי מובילים למסכים העיקריים הבאים:
1. פנקס קבלות
2. פנקס חשבונות
3. פנקס חשבון/קבלה
4. פנקס תעודות החזר – תעודה המשתמשת להחזר תשלום ללקוח.
כמו כן:
1. הזנת הוצאות
2. הזנת הכנסות מפנקס קבלות ידני
3. רשימת לקוחות וספקים
4. פרטי העסק
5. גיבוי נתונים – בנוסף לגיבוי נתונים לדיסק אנו מציעים גם שירות גיבוי נתונים מקוון לשרת של כספית. השירות הוא בעלות נוספת של 185 ₪ + מע"מ לשנה.

הפקת חשבון/קבלה
מסך חשבון/קבלה נראה כך. אפשר לבחור את הפריטים מרשימת פריטים כפי שרואים בתמונה:

את המסמך יש להדפיס. לאחר ההדפסה ניתן לשלוח את המסמך גם בדואר אלקטרוני. הנה דוגמה להדפסה של תעודת חשבון/קבלה. שם לב שניתן לשלב לוגו במסמך:

לאחר שמפיקים מסמכים ללקוח (לדוגמה: חשבון,קבלה, או חשבון/קבלה) הם נרשמים בכרטיס הלקוח:

הוצאות וניהול ספקים
כספית מאפשרת להזין הוצאות ולעקוב אחרי תשלומים לספקים:

כרטיס הספק נראה כך:

דוחות
בכספית דוחות רבים. כמעט כל מסך בתוכנה ניתן להדפסה לנייר.

עלויות
העלות של רישיון שנתי לגרסת כספית+עמותות היא 300 ₪ + מע"מ.
ניתן לרכוש גם רישיון חד פעמי ("לכל החיים") בעלות של 899 ₪ + מע"מ.

דרור סדן
מנכ"ל
כספית תוכנה בע"מ
רח העיט
ת.ד. 164
עין שריד 40697
dror@caspit.biz
פורום תמיכה בלקוחות כספית: http://www.caspit.biz/forum/Default.aspx?g=topics&f=1